Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Удалённый сотрудник за границей: инструкция для работодателя». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Внести и согласовать изменения в существующий ТД или заключить допсоглашение разрешено через интернет с последующим обменом оригиналами в бумажном виде. Ознакомить сотрудника с приказом можно посредством электронного документооборота.
Обмен документами и использование электронных подписей
Одним из основных сдерживающих факторов применения дистанционного труда до 2021 года было требование об использовании усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП). Полностью отказаться от ее использования в новом законе не удалось, однако ее применение сильно ограничили, что, безусловно, облегчит взаимодействие с дистанционными работниками.
По новым правилам (ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ) использовать усиленную электронную подпись нужно только при заключении (внесении изменений и расторжении) в электронном виде:
- трудового договора и допсоглашений к нему,
- договора о материальной ответственности,
- ученического договора на получение образования без отрыва или с отрывом от работы.
Причем работодатель обязан подписывать перечисленные документы усиленной квалифицированной электронной подписью, а работник может использовать как усиленную квалифицированную, так и усиленную неквалифицированную подписи (УНЭП). Это без сомнения значительно упростит (и удешевит) взаимоотношения с «удаленщиками», ведь квалифицированную подпись выдает только удостоверяющий центр, а неквалифицированную может выдать и работодатель.
Для обмена другими документами в электронном виде использовать УКЭП или УНЭП нет необходимости 2. Главное, чтобы факт получения электронного документа (работником и работодателем) был зафиксирован. Причем если стороны обмениваются документами по «электронке»,…
Перевод сотрудника на удаленную работу без его согласия
По действующим правилам единственным основанием для перевода работника на удаленную работу является заключение трудового договора, содержащего соответствующее условие, или дополнительного соглашения, которым такое условие вносится в трудовой договор. Иными словами, перевод работника на удаленку возможен только с его согласия.
По правилам, прописанным в новой статье 312.9 ТК РФ, работодатель может перевести работников на временную удаленную работу без их согласия при наступлении:
- катастрофы природного или техногенного характера;
- производственной аварии;
- пожара;
- наводнения;
- землетрясения;
- эпидемии или эпизоотии;
- любых других исключительных случаев, ставящих под угрозу жизнь и здоровье людей.
Еще одно основание для перевода сотрудников на дистанционную работу — это принятие органом государственной власти или местного самоуправления решения о необходимости такого перевода.
Для перевода работников на удаленку необходимо принять локальный нормативный акт (ЛНА) с учетом мнения первичной профсоюзной организации.
В нем следует прописать:
- обстоятельства, которые стали поводом для перевода;
- список работников, временно переводимых на удаленную работу;
- срок, на который работники переводятся на удаленную работу (в пределах срока длительности причины перевода, например, на срок устранения последствий производственной аварии);
- порядок обеспечения работников, которые переводятся на удаленку, необходимым для удаленной работы оборудованием, программами, средствами защиты информации и т. д., а также порядок выплаты работнику компенсации, если он использует в работе принадлежащие ему средства, программы, оборудование;
- порядок организации труда удаленных работников (в т. ч. режим рабочего времени, включая периоды, когда работник обязан выходить на связь с работодателем, порядок и условия выхода на связь, порядок и сроки предоставления работником отчетов о проделанной им работе);
- иные положения, касающиеся организации удаленной работы.
Новые правила рабочего времени и времени отдыха удаленного работника
Как и действующие нормы, новая редакция статьи 312.4 ТК РФ предоставляет сотруднику право самому определить режим рабочего времени, если он не определен в коллективном или трудовом договоре либо в локальном нормативном акте, принятом с учетом мнения профсоюзного органа. Однако новые нормы (в отличие от действующих) установили круг вопросов, которые работник и работодатель могут согласовать.
Это:
- режим рабочего времени удаленного работника (если режим рабочего времени не определен, работник определяет его по своему усмотрению);
- продолжительность и (или) периодичность выполнения удаленной работы при временной дистанционной работе;
- условия и порядок вызова работодателем удаленного работника для выполнения им работы на стационарном рабочем месте или выхода на работу такого работника по своей инициативе;
- порядок предоставления удаленному работнику, работающему удаленно на постоянной основе, ежегодного оплачиваемого отпуска и других видов отпусков.
Особенности перевода сотрудников на удаленный режим работы
Если компания решила перевести офисных сотрудников на удаленный режим работы, то к трудовым договорам с ними необходимо заключить дополнительные соглашения о дистанционной работе.
Дистанционная работа — это выполнение работником должностных обязанностей вне места нахождения работодателя (ст. 312.1 ТК РФ). Важной характеристикой такой работы является то, что все взаимодействие происходит через интернет. Кроме того, при дистанционной работе сотрудник не занимается производством какой-либо продукции (в отличие от надомной работы).
Если с сотрудником заключен обычный трудовой договор, то к нему необходимо подписать дополнительное соглашение о признании работы дистанционной на определенный период. Этот период может быть обозначен либо конкретным сроком, либо событием, которое должно произойти, например, «до нормализации эпидемиологической обстановки в городе (регионе или стране)».
При этом обращаем внимание, что сроки действия условия о дистанционной работе могут определяться решениями исполнительной власти регионального или местного уровня. Так, в городе Москве принят указ мэра Москвы от 05.03.2020 № 12-УМ «О введении режима повышенной готовности». На период действия этого акта можно заключить дополнительное соглашение о дистанционной работе.
Можно ли отказать сотруднику в переводе на «удаленку»
Условие о том, что работа является дистанционной, включается в трудовой договор с работником (ст. 57, 312.2 ТК РФ). Трудовой договор — это соглашение между работником и работодателем (ст. 56 ТК РФ).
Таким образом, включить в трудовой договор условие о том, что работа является дистанционной, можно, только если с этим согласны и работник, и работодатель. Если работодатель не согласен с переходом сотрудника на удаленную работу, он может не подписывать такое соглашение. Сотрудник может написать заявление на предоставление ежегодного отпуска или отпуска за свой счет. Если ежегодный отпуск на этот период запланирован графиком отпусков, то его необходимо предоставить. Если в графике запланированного отпуска нет, то его предоставление — это право, но не обязанность работодателя. Что касается отпуска за свой счет, то в такой ситуации работодатель также не обязан его предоставлять, но может это сделать по письменному заявлению сотрудника.
Изменения в 2022 году по дистанционной работе
С 2022 года произошли следующие изменения трудового законодательства в части дистанционной работы:
- Работодатели вправе осуществлять электронный кадровый документооборот. В Трудовой кодекс добавлены ст. 22.1, 22.2, 22.3, в которых указано, как проводить прием на работу работников по ЭДО, производить обмен электронной документацией, применять электронные подписи.
Переход на кадровый электронный документооборот — это право, а не обязанность работодателя и сотрудника. Работодатель не обязан его применять, а сотрудник вправе отказаться от него (даже если работодатель применяет). Однако исключение — когда на работу принимается работник, у которого на 31.12.2021 г. нет трудового стажа, он в автоматическом режиме переводится на кадровый ЭДО, если работодатель его применяет.
- работодатели обязаны направлять в центр занятости населения информацию о сотрудниках, которая предусмотрена в п. 2-3 ст. 25 Закона от 19.04.1991 г. № 1032-1. В том числе к таким сведениям относится информация о вводе режима неполного рабочего времени, о приостановке производства, а также об организации дистанционной работы. Для сдачи отчета нужно использовать форму, регламентированную Приказом Минтруда от 26.01.2022 г. № 24. По удаленке сведения указываются в п. 16 отчетной формы.
- Работодатели обязаны производить расследование и вести учет обстоятельств, которые стали причинами микротравм (например, ссадины, кровоподтеки, ушибы, поверхностные раны) работников во время исполнения должностных обязанностей. Данный момент относится и к дистанционным работникам (ст. 312.7, абз. 17 ч. 2 ст. 214 ТК).
При невыполнении указанной обязанности работодателю выпишут штраф:
- при первичном нарушении — предупреждение (ч. 1 ст. 5.27.1 КоАП);
- при повторном нарушении — штраф, дисквалификация должностного лица или приостановление деятельности компании (ч. 5 ст. 5.27.1 КоАП).
Работодатель в отношении удаленных сотрудников должен выполнять такие требования по охране труда:
- производить расследование и вести учет несчастных случаев на производстве и профзаболеваний;
- исполнять предписания Роструда и контролирующих органов;
- производить страхование от несчастных случаев и профзаболеваний;
- знакомить дистанционных работников с требованиями ОТ при использовании оборудования, рекомендованного или переданного работодателем.
Правила перевода сотрудников на удаленную работу с 2021 года
С 2021 года вступят в силу поправки в Трудовой кодекс, регламентирующие особенности дистанционной и временной удаленной работы. Так, удаленная работа может быть постоянной, временной или комбинированной, с чередованием удаленной работы и работы в офисе. Установлены случаи, когда перевод на удаленную работу может инициировать работодатель. О новых правилах организации удаленной работы рассказывают эксперты 1С.
Правила дистанционной работы регулирует глава 49.1 ТК РФ. Поправки, внесенные Федеральным законом от 08.12.2020 № 407-ФЗ, существенно расширили ее. Законодатели ввели понятие удаленной работы, приравняв ее к дистанционной, выделили несколько видов так называемой удаленки и установили порядок ее документального оформления. Неизменным осталось только правило о том, что дистанционной (удаленной) работой признается занятость вне места нахождения работодателя с взаимодействием через информационно-телекоммуникационные сети, в т. ч. интернет. Рассмотрим новшества подробнее.
Новое основание для увольнения — невыход удаленного работника на связь
В отношении удаленных работников действуют общие правила прекращения трудового договора. Кроме того, новой статьей 312.8 ТК РФ предусмотрены дополнительные основания для увольнения удаленного работника.
Если удаленный работник без уважительных причин не выходит на связь с работодателем более двух рабочих дней со дня поступления такого запроса, его можно уволить.
Это правило работает, только если более долгий срок ответа не установлен в порядке взаимодействия между работником и работодателем.
Еще одно новое основание для увольнения работника, работающего удаленно на постоянной основе, это смена работником местности выполнения работы, если это влечет невозможность продолжения работы (например, переезд работника в местность, где отсутствует возможность ежедневного выхода в интернет) (ч. 2 новой ст. 312.8 ТК РФ).
Если ознакомление работника с приказом об увольнении осуществляется путем обмена электронными документами, необходимо в течение трех рабочих дней со дня издания такого приказа направить работнику его заверенную копию на бумаге. Копия направляется по почте заказным письмом с уведомлением о вручении (ч. 3 новой ст. 312.8 ТК РФ). Сейчас работодатель обязан отправить работнику копию приказа по почте прямо в день увольнения.
Какая работа признается дистанционной
Дистанционной (удаленной) признается работа, при осуществлении которой одновременно соблюдаются два условия (п. 1 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ):
1) трудовая функция выполняется вне места нахождения работодателя (его обособленного структурного подразделения), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под его контролем;
2) для работы и взаимодействия по вопросам, связанным с ее выполнением, работодатель и работник используют Интернет (другие информационно-телекоммуникационные сети общего пользования) и сети связи общего пользования.
Дистанционная работа осуществляется на основании трудового договора (дополнительного соглашения к нему). Ее выполняют на постоянной основе (в течение срока действия договора) либо временно. В свою очередь, временную дистанционную работу можно выполнять (п. 1 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ):
— непрерывно (в пределах шести месяцев);
— периодически (когда выполнение трудовой функции в дистанционном режиме и на стационарном рабочем месте чередуется).
Работодатель может временно перевести работника на дистанционную работу без его согласия на основании локального нормативного акта (далее — ЛНА), принятого с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.
Это допускается в ситуациях, предусмотренных ч. 1 ст. 312.9 ТК РФ. Срок такого перевода не должен превышать период, в течение которого имеет место обстоятельство (случай), послужившее основанием для принятия работодателем решения о временном переводе (п. п. 1, 6 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ).
Как организовать взаимодействие с дистанционным работником
Взаимодействовать с дистанционным работником можно (п. 3 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ):
— путем обмена электронными документами;
— в иной форме, позволяющей обеспечить фиксацию факта получения работником и (или) работодателем документов в электронном виде.
Порядок взаимодействия работодателя и работника устанавливается в коллективном договоре, ЛНА, принимаемом с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовом договоре (допсоглашении к нему). В порядке в том числе отражаются (п. 3 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ):
— вопросы взаимодействия в связи с выполнением трудовой функции дистанционно, передачей результатов работы и отчетов о выполненной работе по запросам работодателя;
— форма взаимодействия, отличная от обмена электронными документами (при ее использовании).
При взаимодействии путем обмена электронными документами и работник, и работодатель должны подтвердить их получение. Подтверждение нужно направлять в форме электронного документа в срок, определенный коллективным договором, ЛНА, принимаемым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором (допсоглашением к нему) (п. 3 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ).
При взаимодействии в иной форме тоже необходимо подтвердить действия, связанные с предоставлением информации. Порядок определяется теми же документами (п. 3 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ).
В ряде случаев работодателю следует использовать усиленную квалифицированную электронную подпись, а работнику — аналогичную или усиленную неквалифицированную электронную подпись. Они необходимы при заключении, изменении или расторжении в электронном виде таких документов (п. 3 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ):
— трудового договора;
— допсоглашения к нему;
— договора о матответственности;
— ученического договора на получение образования без отрыва или с отрывом от работы.
В остальных случаях взаимодействие можно осуществлять путем обмена электронными документами с использованием других видов электронной подписи или в иной форме, используемой у работодателя. В том числе это касается случаев (п. 3 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ):
— ознакомления работника с документами, которые по законодательству оформляются на бумажном носителе и (или) с которыми его знакомят в письменной форме, в частности под подпись (например, непосредственно связанные с трудовой деятельностью работника ЛНА). Отметим, что с ними можно ознакомить работника и обычным способом — в письменной форме, в том числе под подпись;
— обращения дистанционного работника к работодателю с заявлением, предоставления тому объяснения либо другой информации, когда это является правом или обязанностью работника в соответствии с Трудовым кодексом РФ.
Если дистанционный работник подал заявление о выдаче заверенных надлежащим образом копий документов, связанных с работой, работодатель обязан направить их тому не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления.
Копии можно направить на бумажном носителе по почте заказным письмом с уведомлением или в форме электронного документа, если это указано в заявлении (ст. 62 ТК РФ, п. 3 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ).
Как уволить дистанционного работника
Дистанционного работника можно уволить только по основаниям, определенным Трудовым кодексом РФ (п. 6 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ).
Среди прочего в ст. 312.8 ТК РФ предусмотрены два специальных основания прекращения трудового договора с дистанционным работником:
1) в период выполнения трудовой функции работник без уважительной причины не взаимодействует с работодателем по вопросам, связанным с ее выполнением, более двух рабочих дней подряд со дня поступления соответствующего запроса работодателя. Исключение — порядком взаимодействия работодателя и работника установлен более длительный срок взаимодействия. По данному основанию работодатель по своей инициативе вправе уволить работника, выполняющего дистанционную работу как на постоянной основе, так и временно (п. 6 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ);
2) работник изменил местность выполнения трудовой функции и это влечет невозможность исполнения им обязанностей по трудовому договору на прежних условиях. По данному основанию можно прекратить трудовой договор с работником, выполняющим дистанционную работу на постоянной основе (п. 6 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ).
Если работник ознакомлен с приказом (распоряжением) о прекращении трудового договора в электронной форме, ему необходимо направить его копию на бумажном носителе. Ее следует надлежащим образом оформить и послать по почте заказным письмом с уведомлением. Сделать это работодатель обязан в течение трех рабочих дней со дня издания приказа (распоряжения) (п. 6 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ).
Оформляем перевод на дистанционную работу
Какие изменения внести в трудовой договор Чтобы трудовой договор работника стал договором о дистанционной работе, необходимо внести ряд изменений, некоторые из которых обязательны, а другие зависят от договоренностей сторон трудового договора. 1. Прописываем условие о дистанционной работе Прежде всего, добавим в трудовой договор пункт о том, что работник теперь трудится дистанционно (ст. 312. 1 ТК РФ). а необходимость этого указывает и судебная практика (см. , например, Решение Люблинского районного суда г. Москвы от 08. 04. 2015 по делу N 2-3076/2015
М-2190/2015).
Формулировка данного условия в дополнительном соглашении к трудовому договору может быть следующей. Пример 1. «1. 4. Настоящий договор является трудовым договором о дистанционном труде, и стороны в период его действия строят свои взаимоотношения в соответствии с его условиями и действующим законодательством Российской Федерации». 2.
Дополнительное соглашение о дистанционной работе к трудовому договору Перевод сотрудника на дистанционную работу
Так, статья 72 ТК РФ предоставляет работнику и работодателю право в любое время изменять по письменному соглашению любые определенные сторонами условия трудового договора. Таким образом, в рассматриваемом случае нет необходимости расторгать трудовой договор — достаточно к указанному договору заключить дополнительное соглашение, по условиям которого работа будет выполняться сотрудником дистанционно*(2) (смотрите, например, постановление Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда от 05. 03. 2014 N 11АП-1004/14). Посредством заключения дополнительного соглашения к трудовому договору стороны вправе включить и другие условия, помимо условия о том, что работа будет выполняться работником дистанционно, равно как и изменить ранее согласованные сторонами условия трудового договора.
В соответствии с абзацем вторым части второй ст.
Переход на удаленную работу сейчас не прихоть, а новая нормальность. У этого процесса есть свои плюсы и минусы.
Преимущества:
- Сотрудники не тратят время на дорогу, меньше устают от передвижений;
- Больше свободного времени на подготовку к работе, да и в целом;
- Возможность самостоятельно комфортно оборудовать свое рабочее место;
- Возможность сконцентрироваться на работе, если никто не мешает;
- Возможность работать в удобное для сотрудника время. Тогда в рабочее время достаточно просто быть на связи и согласовывать задачи.
Недостатки:
- Замедление рабочих процессов из-за проблем со связью или невозможность обратиться лично сразу;
- Потеря концентрации на рабочих задачах из-за отвлекающих факторов дома;
- Невозможность обратиться за советом или помощью к коллеге сразу же, как в офисе;
- Недостаток физической активности из-за постоянного нахождения дома;
- Неспособность разграничить рабочее и домашнее пространство, как результат – смешение разных сфер жизни;
- Увеличение затраченного на работу времени из-за меньшей эффективности в домашних условиях.
Чтобы не потерять в эффективности при работе из дома, рекомендуем использовать инструменты для ее отслеживания у сотрудников. О таких программах мы писали ранее здесь.
Для более подробного разъяснения о порядке регулирования дистанционной работы советуем ознакомиться с комментариями Министерства труда и социальной защиты РБ здесь.
Официальное оформление сотрудников на дистанционную работу согласно трудовому законодательству Беларуси несложное. Главное – максимально подробно и точно прописать все регламенты удаленной работы в дополнительном положении. Остальное – организационный вопрос, который сейчас решается достаточно быстро. Человек оперативно адаптируется к любым условиям, тем более к комфортным.
Как организовать труд дистанционных работников
Чуть выше уже встречалось, но не грех и повторить: работодатель обязан обеспечивать работника на удалёнке необходимым оборудованием и программами. С согласия или ведома работодателя можно использовать собственное оборудование и софт — за это работодатель обязан выплачивать компенсацию и возмещать соответствующие расходы.
Дистанционного работника можно направить в служебную командировку. Учёт рабочего времени и оплата труда производятся по общим правилам. То, что сотрудник работает не в офисе, а дома, не может являться основанием для снижения зарплаты.
В некоторых случаях работодатель и работник должны использовать усиленную электронную подпись — например, при заключении, изменении или расторжении:
— трудового договора;
— дополнительного соглашения к нему;
— договора о материальной ответственности;
— ученического договора на получение образования без отрыва или с отрывом от работы.
В остальных случаях взаимодейcтвовать можно путём обмена электронными документами с использованием других видов электронной подписи. Например, при:
— ознакомлении работника с документами, которые по закону должны быть оформлены на бумажном носителе или с которыми его знакомят под подпись (к примеру, локальные нормативные акты, непосредственно связанные с трудовой деятельностью работника);
— обращении дистанционного работника к работодателю с заявлением о предоставлении информации.
о дистанционной работе (с дистанционным работником)г. «» 2023 г. в лице , действующего на основании , именуемый в дальнейшем «Работодатель», с одной стороны, и гр. , паспорт: серия , № , выданный , проживающий по адресу: , именуемый в дальнейшем «Дистанционный работник», с другой стороны, именуемые в дальнейшем «Стороны», заключили настоящий договор, в дальнейшем «Договор», о нижеследующем: