Автоматизация магазина: как организовать учет в торговле

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Автоматизация магазина: как организовать учет в торговле». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Переход на онлайн-ККТ происходил в несколько этапов и на сегодняшний момент практически завершен. Осталось всего несколько категорий предпринимателей и юридических лиц, которые освобождены от применения кассовых аппаратов нового образца.

Сколько стоят онлайн-кассы

Один из главных недостатков онлайн касс – их высокая стоимость.

Самым экономичным решением для организации бизнеса на сегодняшний день являются автономные ККТ. Чуть дороже обойдутся фискальные регистраторы. Самым дорогим, но и технически продвинутым устройством, открывающим перед предпринимателем широкие возможности автоматизации процессов продаж и продвижения, являются смарт-терминалы.

Следует помнить, что конечная стоимость кассового оборудования зависит от многих факторов:

1. Цены онлайн кассы и фискального накопителя.
2. Стоимости оформления договора с ОФД.
3. Государственной пошлины при постановке на учет.
4. Стоимости технического обслуживания.
5. Цены расходных материалов и пр.

Как работает онлайн-касса

Передача данных о чеках в ОФД и ФНС происходит в несколько этапов:

1. Кассир формирует чек, или он формируется автоматически при оплате через сайт.
2. Покупатель оплачивает покупку наличными или картой.
3. Онлайн-касса формирует чек, шифрует его в фискальный накопитель и распечатывает в бумажном виде.
4. Касса передает данные об операции в ОФД, тот проверяет данные и отправляет подтверждение на ККМ.
5. ОФД обрабатывает полученный фискальный документ и передает его в налоговую.
6. Если человек оплачивал покупку через сайт или запросил электронный чек, то происходит его отправка.

Как выбрать онлайн-кассу

Чтобы купить онлайн-кассу, соответствующую запросам конкретной сферы деятельности и не переплачивать за ненужные функции, следует тщательно подойти к процессу выбора ККМ. Стоит учесть не только ТТХ самого устройства, но и характеристики бизнеса.

На что обратить внимание при выборе онлайн-кассы:

1. Выездная или стационарная торговля.

При организации мобильной торговли на первый план выходит размер онлайн-кассы и наличие аккумулятора, позволяющего работать без подзарядки в течение всей рабочей смены. Плюсом для устройства будет и наличие встроенного терминала эквайринга. Это позволит принимать безналичные платежи и не покупать дополнительное оборудование.

2. Проходимость точки продаж.

Под проходимостью понимают количество покупателей, проходящих через магазин за сутки.

При высокой проходимости рекомендуется купить полноценную POS-систему. Это комплект кассового оборудования, в который входят: компьютер, фискальный регистратор с высокой скоростью печати (более 200 мм/с), клавиатура, денежный ящик и прочее дополнительное оборудование. Применение POS-системы позволит более качественно и комфортно обслуживать клиентов и избегать образования очередей.

При средней проходимости (от 500 до 1000 человек в сутки) потребуется онлайн-касса со скоростью печати не менее 100 мм/с.

Для обслуживания небольшого клиента будет достаточно ККМ со скоростью печати чеков 75 и 50 мм/с.

3. Размер рабочего места кассира.

Если в помещении имеется дефицит пространства, рекомендуется обратить внимание на небольшие устройства. Можно купить онлайн-кассу видов: смарт-терминал, автономная ККМ или фискальный регистратор. Некоторые модели таких устройств оборудованы специальными отверстиями для закрепления на вертикальной поверхности (например, на стене).

4. Возможность подключения внешних устройств.

Внешнее кассовое оборудование значительно повышает производительность ККМ и делает работу кассира более комфортной. Прежде, чем купить онлайн-кассу, подумайте какие именно периферийные устройства планируется к ней подключить. Кассовый аппарат должен обладать достаточным количеством проводных интерфейсов.

5. ЕГАИС, Меркурий и Маркировка.

Для продажи товаров, подлежащих обязательной регистрации в системе учета необходимо купить онлайн-кассу с возможностью работы с данными базами.

Для торговли алкоголем понадобится поддержка ЕГАИС (через модуль УТМ). Для реализации маркированных товаров – «Честный знак». Для мясной продукции – ФГИС Меркурий.

6. Программное обеспечение.

Важно обратить внимание на совместимость ПО онлайн-кассы и выбранной программы товроучета, а также других необходимых для работы приложений. Кроме того, следует учитывать и совместимость кассового оборудования с ПО внешних устройств.

Мы рассмотрели основные критерии выбора ККМ. Однако перед тем, как купить онлайн-кассу предприниматель может обратить внимание и на второстепенные аспекты. К ним относятся:

• возможность подключения к локальной сети,
• возможность установки дополнительных приложений,
• дизайн,
• производитель и пр.

Какой кассовый аппарат выбрать для магазина

Какая касса подойдет магазину, зависит от самой торговой точки. Чтобы выбрать кассовый аппарат для магазина нужно учитывать:

• площадь магазина;
• объемы выручки;
• поток людей;
• количество наименований продукции.

Крупным розничным магазинам подходят стационарные кассы. К ним подключают дополнительное оборудование: весы, денежные ящики, мониторы.

Для маленького магазина продуктов подойдет мобильная касса или смарт-терминал. Аппарат работает на аккумуляторе, подключается к интернету через SIM-карту или Wi-Fi. Касса принимает оплату и выдает чеки. Для этого в устройство встроены: принтер чеков, сканер штрихкодов и отсек под фискальный накопитель. В любой момент к мобильной онлайн-кассе через кабель, по блютусу или вай-фаю можно подключить эквайринговый терминал.

Кассы с эквайрингом принимают банковские карты. Торговые точки с оборотом от 60 миллионов в год ставят кассы с эквайрингом, остальные магазины — по желанию.

Как вести учет в магазине розничной торговли

Товароучет в торговой компании можно вести двумя способами: в программе или вручную с помощью тетради «прихода-расхода» и калькулятора. Второй вариант до сих пор актуален для ИП и микропредприятий. При суммовом учете сотрудник принимает товар, считает по цене реализации и фиксирует в тетради. Каждый день из общей суммы вычитается выручка. Полученная разница — складской остаток.

Аналитический способ учета предполагает детальный анализ товарных запасов и динамики продаж. Для этого в мелкой рознице обычно используют Excel, но все данные вносятся из накладных вручную.

Оборудование для автоматизации магазина

Для мелких розничных точек, павильонов и «островков» в ТЦ с ассортиментом менее 50 товаров будет достаточно одной ККМ. Для оснащения киосков и рыночных точек подойдут мобильные кассы с сенсорным экраном или автономные кнопочные аппараты.

Для небольших магазинов с проходимостью до 50 человек в день рекомендуется выбирать компактные смарт-терминалы. Самые популярные модели в этой категории — онлайн-кассы Эвотор 7.2 и 7.3, АТОЛ Sigma 7, LiteBox 7.

Как правильно вести учет алкоголя и маркированного товара в магазине

Информация о движении изделий со средствами идентификации должна быть зафиксирована в системе «Честный ЗНАК». Это требование распространяется на сигареты, обувь, лекарственные препараты и другие изделия. Для маркировки большинства товарных групп выбраны двумерные штрихкоды Data Matrix. К 2024 году планируется нанести уникальные идентификаторы на все без исключения товары.

При реализации маркированных изделий не обойтись без 2D-сканера штрихкодов. Основное требование к устройству — совместимость с онлайн-кассой.

При приемке партии от поставщика необходимо сканировать этикетки и сверять информацию с универсальным передаточным документом (УПД). Для этого тоже нужен сканер или ТСД. Взаимодействие магазина с дистрибьюторами и ГИС МТ «Честный ЗНАК» осуществляется через систему электронного документооборота, поэтому необходимо заключить договор с оператором ЭДО и установить товароучетный софт.

POS-оборудование: терминалы, смарт-терминалы и самостоятельные системы

Если сравнить POS-систему и терминал, то оба они имеют схожие функциональные возможности, поэтому кардинальной разницы между ними нет. Первое устройство отличается следующим списком компонентов:

• системный блок ПК;

• монитор кассира и дисплей покупателя;

• ФР;

• ящик для размещения наличных денег;

• card reader;

• клавиатура программируемого типа;

• сканер штрихкодов;

• весы;

• принтер для печати чеков.

Само программное обеспечение, при помощи которого управляется POS-система, и периферию можно менять в любое удобное время. Единственное, что остается неизменным – фискальный регистратор так, как он становится на учет в Федеральной налоговой службе. Поэтому его замена влечет за собой перерегистрацию контрольно-кассового аппарата.

В целях экономии целесообразно устанавливать сенсорные POS-моноблоки, которые содержат в себе все необходимое. За счет этого процесс монтажа не займет много времени.

Моноблок имеет следующие функциональные возможности:

• печатает отчетную документацию;

• считывает штрихкоды с продукции;

• позволяет оформлять чек возврата и чек коррекции;

• осуществляет прием как наличной, так и безналичной оплаты;

• организовывает программу лояльности: учитывает все скидочные и бонусные системы.

Что нужно знать о кассовых программах

1. Кассовая программа учитывает товары, проходящие через кассу, формирует чек и отправляет оператору фискальных данных. ОФД транслирует данные в налоговую и передает электронный чек покупателю.
2. Программа работает на автономной кассе, кассе-моноблоке и на компьютере. Чтобы работать по закону, к компьютеру подключают фискальный регистратор.
3. Автономная касса — дешевое решение, но оно мешает бизнесу развиваться. Фискальный регистратор тоже стоит недорого, вместе с кассовой программой на компьютере это — полноценный аналог дорогой кассы.
4. Кассовая программа для компьютера подходит, когда в торговой точке он уже есть и постоянно нужен для работы.
5. К кассовой программе прилагается веб-сервис с отчетами о продажах, при необходимости можно подключить товароучетную систему для бухгалтера.

Аренда — альтернатива покупке кассы

Если вы только открываете магазин, сомневаетесь, будет ли он приносить доход и у вас ограниченный бюджет, есть возможность взять кассу в аренду и ежемесячно платить за ее использование. Минимальный срок аренды — 1 год. Вам не надо заботиться о регистрации кассы или установке фискального накопителя — вы сразу получаете готовую к работе кассу с пакетом приложений для бизнеса. Если вы захотите закрыть магазин или поймете, что эта касса вам не подходит, вы сможете расторгнуть договор и вернуть кассу. Это снизит риски и позволит сэкономить.

Сравнение моделей Эвотор представлено в таблице:

Фискальные регистраторы

По внешнему виду похож на небольшой принтер. Для работы требуется подключение к компьютеру или планшету через USB или Ethernet. Встроенной клавиатуры и дисплея для автономного управления в фискальном регистраторе нет.

Вся работа с номенклатурой происходит на компьютере. Это облегчает работу с большим ассортиментом и позволяет оперативно вносить изменения. Фискальный регистратор подойдет для магазинов с высокой загруженностью, потому что позволяет хранить в своей памяти данные о большом количестве операций. При желании внутреннюю память можно увеличить. Еще одним преимуществом фискального регистратора является отсутствие человеческого фактора — продавец не вносит данные о товаре в кассу самостоятельно.

Современные модели фискальных регистраторов могут формировать QR-коды и поддерживают работу с ЕГАИС, а модели подороже оснащены автоотрезчиками и могут похвастаться более высокой скоростью печати чека. Такие фискальные регистраторы подходят для установки в продуктовых магазинах.

Стоимость фискального регистратора сильно зависит от его технических характеристик: более дорогие модели оснащены более надежными комплектующими и предназначены для магазинов с большой проходимостью. Для небольших магазинов есть свой сегмент фискальных регистраторов по более доступной цене. К таким моделям можно отнести АТОЛ 30Ф. Данная модель не оснащена встроенным автоотрезом чеков и имеет относительно невысокую скорость печати чека — 50 мм/сек. Поддерживает печать только на узкой чековой ленте.

Немного дороже обойдется модель АТОЛ 20Ф. Аппарат уже оснащен автоотрезом чеков, а скорость печати чеков в 2 раза выше предыдущей модели — 100 мм/с.

Как обмануть кассу самообслуживания?

Получив от сотрудника «Ашана» чек и проведенные через сканер покупки, человек отправляется к КСО и прикладывает чек к экрану. Там появляется сумма для оплаты, после внесения которой выдается еще один чек. Затем, на выходе, оба чека проверяет охранник, соотнося сумму оплаты и перечень продуктов.

К уязвимым местам КСО можно отнести высокую ставку на честность покупателей — никто не стоит за спиной и не смотрит, что ты проводишь через сканер. Соответствие купленных товаров тому, что пробито на чеке, проверяет охранник. В пресс-службе ИКЕА подчеркнули, что каждое устройство оборудовано несколькими уровнями безопасности. Скрытые камеры наблюдения следят за процессом оплаты, также есть камеры, следящие за очередями, которые специально могут быть созданы покупателями.

Бывший сотрудник службы безопасности ИКЕА, не пожелавший назвать своего имени, поделился наблюдениями, что клиенты, проносящие покупки через терминал «бесплатно», не расценивают свои действия как воровство.

Кому не нужен ККТ для ИП

Предприниматели, получающие оплату за свои товары и услуги от юридических лиц безналичным переводом на счёт, освобождены от применения кассовой техники.

Также онлайн-касса не понадобится тем, кто перешёл на режим «Налог на профессиональный доход» — другими словами, зарегистрировался как самозанятый.

От применения кассового аппарата для ИП освобождены некоторые сферы предпринимательской деятельности:

• продажа бумажных газет и журналов в киосках;
• питание в образовательных учреждениях;
• реализация мороженого или разливных напитков в киосках;
• продажа билетов и абонементов в государственные театры (с рук или лотка);
• торговля без оборудованного прилавка на рынках или в общественных местах;
• услуги, которые оказываются внутри государственных библиотек;
• бытовые услуги: ремонт обуви, изготовление ключей, сдача собственности в аренду, работа носильщика, услуги няни и сиделки;
• продажа бахил в розницу и др.

Часть предпринимателей вправе подтверждать расчёты с покупателями документом с реквизитами и данными о продаже, заменяющим кассовый чек:

• некоторые ИП на патенте (перечислены во 2 статье 54-ФЗ);
• предприниматели, которые ведут деятельность в регионе из перечня отдалённых или труднодоступных местностей.

Упаковочное оборудование

Основное назначение вакуумного оборудования — автоматизация фасовки скоропортящихся товаров: овощей, фруктов, колбас, сыров, хлебобулочных изделий. Вакууматоры устанавливают в медицинских учреждениях для защиты инвентаря, прошедшего стерилизацию, от вредоносных бактерий. В торговле — для сохранения свежести и полезных свойств продуктов.

Оборудование устанавливается в технологическую линию практически всех пищевых производств. В результате сохраняется качество товара и его внешний вид.

Приобрести весовое, упаковочное или кассовое оборудование в Москве по доступной цене и на выгодных условиях можно, обратившись к менеджерам нашей компании. Доставка производится по всей России по тарифам транспортных компаний.

Онлайн касса для крупного магазина продуктов

Если открываете супер- или минимаркет, точку с обилием артикулов, важна скорость в обслуживании посетителей, то стоит выбрать онлайн-кассу в составе полноценной POS-системы. Для средних и крупных магазинов продуктов выбирайте онлайн кассу в виде фискального регистратора. Фискальные регистраторы бизнес класса быстро выдают чеки и могут использовать широкую ленту (80 мм). Автоотрезчик способствует продуктивной работе операциониста-кассира. В этом случае техника печатает свыше 200 чеков в день. В комплект к регистратору также понадобится монитор, клавиатура, компьютер.

• скорость печати 100 мм/с
• ширина чека 57 мм
• USB, денежный ящик

Похожие записи:

• Будет ли в этом году еще повышение пенсии — последние новости
• Всё о повышении пенсии в 2023 году: кому, на сколько и когда повысят выплаты
• Военные пенсии с 1 октября 2023 года увеличат на 10,5%