Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Списание основных средств: документальное оформление и образец приказа». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Современные учетные программы значительно ускоряют отражение списания объекта на счетах бухучета. Однако саму процедуру комиссионного обследования объекта и оформления таких документов, как заключение комиссии, технико-экономическое обоснование списания или заключение эксперта, программа «1С» оформить не поможет.
Служебная записка — это внутренний документ, с помощью которого подчиненные доводят до руководства необходимую информацию.
Записка оформляется в разных компаниях по-разному. Для нее может быть предусмотрена специальная форма (шаблон) или сотрудники могут оформлять ее по своему усмотрению.
Принципы составления служебной записки:
- писать записку нужно на имя руководителя (или по иерархии, принятой в компании);
- излагать информацию следует без излишней детализации, но с отражением необходимых фактов;
- завершать записку надо указанием своей должности, Ф. И. О., личной подписи и даты составления.
Вручают записку тем способом, который принят в компании для таких бумаг (отдают лично руководителю, отправляют по электронной почте, передают через секретаря с фиксацией в журнале полученной корреспонденции и др.).
Следование этим принципам придаст записке статус официальной бумаги и избавит ее составителя от необходимости давать дополнительные пояснения по изложенным в записке сведениям.
Приказ о списании основных средств, образец
Списывая ОС, организации необходимо следовать определенному алгоритму действий:
- Формирование комиссии по списанию/выбытию основных средств. Состав комиссии утверждает руководитель учреждения. Цель комиссии — проверка технических свойств списываемого изделия, выявление возможности починки, определение причин списания, исследование запасных частей на предмет их дальнейшей пригодности.
- Оформление заключения по факту проверки технического состояния.
- Создание распоряжения о списании основных средств и акта о списании (письмо Минфина РФ от 09.07.2009 № 03-03-06/1/454). Распоряжение и акт должны быть составлены грамотно, так как при проверке ИФНС проверяющий может потребовать эти документы для подтверждения расходов на списание.
Для начала немного базовой терминологии. К рассматриваемой категории относятся ТМЦ, состоящие на балансе компании, и задействованные в производственных и управленческих процессах как минимум в течение одного года. Учитывая обширность формулировки, в подобном качестве могут быть определены не только сложное техническое оборудование — станки и приборы, но и транспорт, различного рода механизмы и устройства, инвентарь, материалы, здания и помещения, и даже насаждения и дороги, находящиеся на территории, принадлежащей организации. Специфика влияет на определение его текущего состояния, поэтому перед тем, как приступить к оформлению акта выбытия основных средств и документации в целом, необходимо детально изучить особенности рассматриваемого объекта.
Как списать основные средства с баланса
К основным фондам относятся дорогостоящие средства производства, служащие более года. Они списываются с баланса предприятия по следующим возможным причинам:
- Фонды устарели (физически или морально), то есть отслужили свой срок эксплуатации;
- Их продали стороннему субъекту;
- Их обменяли на что-то полезное, для чего заключён договор мены;
- Подарили какому-то юридическому или физическому лицу;
- Оборудование или прочее имущество безнадёжно вышло из строя в результате аварии;
- Оно преждевременно износилось;
- Его украли (чаще бухгалтеры и юристы употребляют слово «похитили», впрочем, от этого суть не меняется).
В каждой из перечисленных ситуаций требуется документальное оформление, предусматривающее фиксацию на бумаге причин, и отражение в бухгалтерской отчётности соответствующих хозяйственных операций.
Обязателен ли приказ на списание основных средств?
Распоряжение или приказ для списания ОС может выполняться в том случае, чтобы создать комиссию по оценке объекта, для получения ее выводов в результате обследования и дальнейшему списанию. Однако приказ не относится к обязательному документу. Потребность в его издании зависит от особенностей функционирования учреждения, его масштаба, формы управления, правил документооборота и прочих факторов. Например, если ОС снимаются с учета при продаже, обмене, то списание ОС с баланса осуществляется на основания соответствующего договора (купли-продажи, обмена и пр.). Поэтому при такой ситуации, естественно приказ не издается. Для снятия с учета ОС, бухгалтерии достаточно получить акт на ликвидацию ОС.
В большинстве своем, приказ на ликвидацию ОС издается тогда, когда подходит срок морального или физического старения имущества. Создание приказа о ликвидации ОС осуществляется, обычно, после выводов комиссии, подтверждающей непригодность применения ОС в дальнейшем, с предложением о списании. В качестве примера такого документа, составленного комиссией, может быть дефектный бланк на ликвидацию ОС.
Как создается приказ о списании основных средств
Приказ, обычно, издается от лица руководителя учреждения. Непосредственно разработкой приказа могут заниматься лица, обладающие достаточной квалификацией и ознакомленными с правилами оформления приказов. К ним могут относится:
- Секретарь предприятия.
- Менеджер структурного отдела.
- Работник бухгалтерии и пр.
Законодательством РФ не предусмотрена форма единого и обязательного образца оформления приказа. Поэтому руководители учреждений имеют право издавать приказ в произвольной форме или использовать шаблон подобного документа, разработанного внутри учреждения. Тем не менее, при составлении приказа о списании необходимо отображать некоторые обязательные правила, к которым можно отнести следующие данные:
- Полное название учреждения.
- Присвоение номера приказа и дата издания.
- О чем составлен приказ.
- Модель объекта для списания.
- Марка объекта.
- Инвентарный номер.
- Основание для списания ОС.
Правильно изданный приказ обеспечивает законность ликвидации ненужного объекта, с соблюдением нормативов по бухгалтерскому учету.
Специальная комиссия по списанию
В организации должна быть создана постоянная комиссия, которая уполномочена на принятие решений по аналогичным вопросам. Состав специальной комиссии закрепите отдельным распоряжением руководителя госучреждения или определите в учетной политике.
Кого включать в комиссионный состав:
- главный бухгалтер либо его заместитель;
- бухгалтер, ответственный за ведение учета НФА;
- лица, ответственные за сохранность ОС на предприятии;
- начальники структурных подразделений, цехов, отделов;
- заместитель руководителя или сам руководитель (обычно это председатель комиссии);
- иные работники предприятия, на усмотрение руководства.
Включайте в состав специальной комиссии работников, деятельность которых непосредственно связана с учетом, контролем и экспертизой ОС. При рассмотрении претендента на списание необходимо оценивать не только внешний вид и технические характеристики ОС, но и документацию, например технический паспорт, поэтажный план, схемы и прочее. Это необходимо для сравнения фактических показателей заявленным техническим характеристикам.
Комиссия должна обозначить следующее:
- Определить, по какой причине конкретный объект имущества может быть снят с бухгалтерского учета учреждения.
- Решить, могут ли отдельные части списываемого ОС использоваться в деятельности в качестве материалов, запчастей.
- Обозначить наличие драгоценных металлов или иных дорогостоящих узлов и деталей, которые могут быть реализованы предприятием.
- Проконтролировать изъятие деталей, частей и узлов, которые могут быть использованы или реализованы.
- Составление результативного протокола, в котором отражены обозначенные позиции.
Ремонт, модернизация и реконструкция
Чтобы ОС можно было эксплуатировать длительный период, необходимо проводить его ремонт. В ходе ремонта не улучшаются характеристики объекта, а лишь поддерживается его жизнеспособность. Затраты на ремонт относятся к расходам текущего периода и в бухгалтерском и в налоговом учете (п.1 ст. 260 НК РФ).
Модернизация или реконструкция оборудования проводится в целях улучшения характеристик его работы, мощности, увеличения срока полезного использования или изменения его назначения. Расходы на проведение таких работ учитываются как капитальные вложения и увеличивают стоимость модернизируемого объекта (п. 27 ПБУ 6/01, п. 2 ст. 257 НК РФ).
Начисление амортизации по реконструируемому или модернизируемому оборудованию продолжает начисляться весь период работ. Но если работы по модернизации и реконструкции будут продолжаться более 12 месяцев, то начисление амортизации следует прекратить до момента окончания работ (п. 2 ст. 322 НК РФ).
Бюджетный учет основных средств
В бюджетном учете под основными средствами (далее ОС) понимаются, независимо от их стоимости, материальные объекты имущества учреждения, срок полезного использования которых составляет более 12 месяцев, предназначенные для постоянного использования на праве оперативного управления, в процессе деятельности учреждения, выполнения работ, оказании услуг бюджетным учреждением.
К ОС также относятся материальные объекты, находящиеся в эксплуатации, запасе, на консервации, сданные в аренду, полученные в лизинг (сублизинг). Основным средством в бюджетной организации может являться как обособленный объект, выполняющий отдельные функции (предметы мебели, лампа, микрофон и т.
К учету в качестве ОС в бюджетном учреждении могут приниматься и объекты библиотечного фонда (кроме периодических изданий). Не относятся к основным средствам предметы, срок полезного использования которых составляет менее 12 месяцев, независимо от их стоимости.
Основное средство в бюджетной организации может находиться на консервации (на срок более 3-х месяцев). Данная операция оформляется Актом о консервации, в котором содержатся сведения об ОС (наименование, первоначальная стоимость, информация о начисленной амортизации), также нужно указать причины консервации.
Данный объект ОС продолжит числиться на балансе учреждения. Консервация объекта ОС отражается в бюджетном учете путем занесения в Инвентарную карточку записи о консервации объекта.
Приказ на списание объектов основных средств
Основные средства (ОС) имеют ограниченный период использования, после которого их требуется списать. Для правильного оформления документов по списанию ОС необходимо выполнить процедуру в порядке, установленному законом. И начинать процедуру списания необходимо с приказа.
Издание приказа на списание ОС осуществляется тогда, когда учреждение приступает к ликвидации используемых ОС, числящихся на балансе. Поводом для издания такого приказа является выход из строя устаревших ОС в результате морального, или физического износа, или других причин.
Основные моменты оформления
Главным поводом для списания ОС может быть следующее:
- Продажа объекта.
- Дарение оборудования.
- Обмен ОС.
- Моральное или физическое старение.
- Ликвидация в результате ЧП или выборочная ликвидация.
- Передача для увеличения уставного фонда.
- Выявление недостачи или испорченности, найденные после обследования и т. д.
По указанной теме можно сделать несколько основных выводов:
- При продаже, износе (невозможности дальнейшего использования объекта) или утрате основных средств организация должна провести их списание с баланса.
- Процедура сопровождается документальным оформлением. Основной является акт о списании, дефектная ведомость (при износе), договор купли продажи (при реализации) и т.п.
- Для проведения процедуры в компании создается специальная комиссия, состоящая минимум из трех человек. В ее состав входят руководители среднего звена и сотрудники бухгалтерии. Состав комиссии утверждается приказом руководителя.
- После проведения осмотра имущества комиссией и оформления заключения о невозможности дальнейшего использования ОС в компании издается приказ о факте списания.
- Разрешается списать основное средство и и оприходовать его отдельные части для дальнейшего использования.
- Все приказы не будут считаться действительными без визы руководителя. Также на всей сопроводительной документации подписи ставят члены комиссии.
Списание основных средств: документальное оформление
Списание ОС кажется делом обычным и простым, но на деле предприятию необходимо составить ряд бумаг, которые бы подтверждали правомерность выбытия основных средств.
Выбытию предшествует оформление приказа о создании специальной комиссии, которой поручается провести списание основных средств (документальное оформление образования такой комиссии строго обязательно). В состав ее включаются следующие лица:
- главный бухгалтер компании;
- технические специалисты;
- МОЛ, за которыми закреплены основные средства, подлежащие выбытию.
Причины списания основных средств: примеры и термины
Акт на списание, приказ о списании – оба эти документа требуют указывать причины списания основных средств (примеры, термины помогут разобраться с возможными ситуациями).
В приказе Минфина РФ № 26н от 30 марта 2001 года сказано, что если основное средство выбывает из основного фонда организации или не может принести доход организации, то его стоимость необходимо списать.
Приказ Минфина РФ №91н от 13 октября 2003 года в качестве обоснования для выбытия основных средств указывает, что объект не используют на постоянной основе в производственных или управленческих целях.
Если же рассматривать списание основных средств более глобально, то можно выделить следующие причины:
- организация продала ОС;
- объект был передан другой организации на безвозмездной основе;
- основное средство поменяли на другое;
- из-за физического или морального износа;
- порча (частичная или полная) вследствие ЧС;
- ОС используется в качестве вклада в УК;
- объект был украден, утерян или испорчен, что было установлено только вследствие проведения инвентаризации на предприятии.
Нормативно-правовая база
НИИ «Эксперт-Столица» работает согласно ФЗ от 31.05.2001 №73 «О государственной судебно-экспертной деятельности в Российской Федерации». Специалисты бюро получили высшее образование, имеют большой опыт, прошли дополнительное обучение для проведения конкретной экспертизы. Исследования проводятся с учётом научной и практической основы, полностью соответствуют установленным правилам.
Бюро независимой оценки и экспертизы получило необходимые для ведения деятельности документы. В НИИ обращаются, если назначена судебная экспертиза, организации/лицу требуется оценка или заключение специалиста. Для быстрого, правильного проведения тестов, проверок и анализов бюро набрало полный штат, оборудованы лаборатории для исследований в Москве.
Грозит судебная тяжба? Нужно честное заключение, чтобы избежать ненужных рисков? Просто необходима полная картина деятельности предприятия? Обращайтесь в «Эксперт-Столица»! Сайт предлагает три варианта удалённой связи для предварительной консультации, прямой и обратный звонок или электронное письмо, можно лично обратиться в офис.