Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как сверять расчеты с контрагентами в электронном формате?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Помните, что контрагент (особенно ваш должник) может отказаться подписать акт сверки взаимных расчетов, и законодательно вам не удастся повлиять на его решение. А потому стоит прописать обязательную сверку взаимных расчетов и периодическое подписание соответствующих актов в договоре, с указанием сроков и порядка проведения такой сверки. Также стоит предусмотреть ответственность за отказ или уклонение от сверки.
Акт сверки взаиморасчетов — это документ, в котором отражено состояние расчетов за определенный период времени между двумя контрагентами. Несмотря на то, что в законодательстве не прописана обязанность составлять акты сверок, рекомендуется делать это регулярно. Сверка расчетов с контрагентом избавит Вас от ошибок в бухгалтерском и налоговом учете.
Акт сверки взаиморасчетов свидетельствует о признании долга контрагентом. Причем в день подписания акта течение срока исковой давности прерывается и начинает идти заново (Постановление Президиума ВАС РФ от 12.02.2013 N 13096/12).
Законодательство не обязывает контрагентов сверять свои учетные данные для определения задолженности. Стороны сверку проводят по собственной инициативе. А результаты, полученные при сверке, оформляют специальным документом — актом.
Для чего нужен акт сверки расчетов
Своевременно и правильно оформленный акт сверки позволяет избежать неточностей в бухгалтерском и налоговом учете. Если задолженность, отраженная в акте сверки, совпадает по Вашим учетными данными, то это означает, что хозяйственные операции с указанным контрагентом отражены в учете верно и никакие платежи или отгрузки не пропущены и не «задвоены».
Помимо этого, акт сверки взаимных расчетов можно предъявить в суде в качестве доказательства наличия долга контрагента.
Также акт сверки является важным документом при списании задолженности по истечении срока исковой давности (общий срок исковой давности составляет три года согласно ст. 196 ГК РФ). При этом, по п. 2 ст. 200 ГК РФ по обязательствам с определенным сроком исполнения течение срока исковой давности начинается по окончании срока исполнения. То есть, срок исковой давности требования об оплате товара, работы или услуги начинается со дня, следующего за днем оплаты в соответствии с условиями договора. Однако срок этот прерывается и начинается заново, в частности со дня, когда должник совершил действия, свидетельствующие о признании им долга (ст. 203 ГК РФ). А подписание акта сверки расчетов как раз и относится к этому (смотри п. 20 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 12.11.2001 N 15, Пленума ВАС РФ от 15.11.2001 N 18). Таким образом, со дня подписания акта сверки расчетов срок исковой давности отсчитывается заново.
Есть и еще ситуация, когда сторонам обязательно потребуется составить акт сверки расчетов. Речь идет о взаимозачете. Если между компаниями заключены хотя бы два договора и по ним имеются взаимные задолженности, то проще заключить соглашение о взаимозачете задолженностей по данным договорам. А уточнить сумму взаимных задолженностей поможет акт сверки расчетов.
По правилам бухгалтерского учета все организации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности должны проводить инвентаризацию имущества и обязательств. Среди имущества и обязательств выделяют такой вид как расчеты, инвентаризация которых так же проводиться в обязательном порядке. И самый удобный и быстрый способ инвентаризировать Ваши расчеты с контрагентами – это оформление актов сверок.
Период сверки расчетов
Перед началом сверки, необходимо определить период, за который следует учитывать данные. Если сверка расчетов уже проводилась контрагентами ранее, тогда все просто: данные для новой сверки берутся за период со дня окончания предыдущей сверки. Соответственно, задолженность на конец предыдущей сверки будет являться суммой долга на начало текущей сверки.
В случае, когда сверка между контрагентами проводится первый раз, самое правильное — включить в нее данные за весь период сотрудничества. Но это бывает не так просто: операций могло быть очень много. Тогда сверку лучше провести поэтапно. Стороны должны договориться, например, что сейчас будет проводиться сверка за период с начала текущего или прошлого года по сегодняшнюю дату. При необходимости они могут сделать сверку позднее за предыдущие периоды, если по результатам сверки не придут к единой сумме задолженности.
Порядок сверки
Акт сверки расчетов между контрагентами составляется по данным двух сторон. Однако на практике вряд ли бухгалтеры двух организаций найдут время, чтобы сидеть рядом и сверять учетные данные. Как правило, сверка проводится в таком порядке. Организация, являющаяся инициатором сверки, информирует другую компанию о необходимости проведения сверки и составления акта. Далее бухгалтер первой организации выводит по своим учетным данным сумму задолженности – формирует акт сверки (практически все программные продукты содержат в своем функционале данный документ) и сообщает об этом (передает акт сверки) представителю второй организации. Если вторая компания согласна с величиной задолженности, то сверку можно считать законченной. Бухгалтер первой организации оформляет акт сверки в 2-х экземплярах, подписывает его со стороны своей организации и передает на подпись во вторую компанию.
Если же у второй организации есть возражения по поводу суммы задолженности, то рекомендуем поступить по следующему алгоритму.
1. Бухгалтер первой организации заполняет только свою часть акта и пересылает документ бухгалтеру второй организации.
2. Бухгалтер второй компании вносит свою учетную информацию, и таким образом выявляются расхождения.
3. Сторона, допустившая ошибку в учете, корректирует свои учетные данные.
4. Бухгалтер первой организации формирует новый, уже скорректированный, акт сверки расчетов, включив в него данные обеих сторон договора. Акт формируется в двух экземплярах и уже не содержит расхождений.
5. Акт сверки подписывают руководители обеих организаций и ставят печати.
Основные причины расхождений в актах сверки расчетов
Если по результатам проведения сверки вы выявили расхождения, то следует провести инвентаризацию и исправить это:
-
Все ли документы переданы друг другу сторонами сверки? Проверить нужно все сведения о работе с контрагентом, которые передавали и получали.
-
Правильность отражения операций в бухгалтерском учете. Иногда это могут быть допущенные ошибки — ответственный сотрудник завел в систему учета не всю документацию или, напротив, что-то продублировал.
-
Корректность учета первичных документов по дате операции. Может так случиться, что контрагент отнес документ к другому периоду и поэтому он выпадает из выборки в акте сверки.
Сверка – это инвентаризация активов и обязательств
Согласно 27 пункту Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, подготовка годовой бухгалтерской финансовой отчетности предполагает проведение инвентаризации активов и обязательств организации. Правила инвентаризации регулируются Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Цель проведения инвентаризации – установить, соответствуют ли данные бухгалтерского учета действительному положению дел, то есть наличию имущества и обязательств.
Инвентаризация или ревизия расчетов с поставщиками, покупателями, кредиторами и т.п. проводится с помощью сверки расчетов.
Что уточняем во время сверки:
- дебиторскую задолженность — имущество организации,
- кредиторскую задолженность и резервы — финансовые обязательства.
Как передается акт сверки контрагенту
Подготовленный стороной-инициатором сверки акт отправляется для подписания контрагенту.
Бумажный вариант акта сверки расчетов создается в двух экземплярах – для каждой из сторон договора. Контрагенту отправляются два экземпляра, так как документ является двусторонним. Контрагент сверяет данные в акте с данными собственного учета и подписывает оба экземпляра акта. Один оставляет себе, второй возвращает партнеру. Так происходит в случае отсутствия расхождений, если же расхождения обнаруживаются, партнер составляет акт разногласий.
Варианты подписания акта сверки второй стороной:
- без разногласий,
- с разногласиями.
Когда составляется акт сверки
В нормативных документах содержится лишь косвенное указание на то, что необходимо составлять акт сверки расчетов. Так, в п. 27 Положения по ведению бухучета, утвержденного Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н, сказано, что перед составлением годовой бухгалтерской отчетности нужно обязательно провести инвентаризацию расчетов со всеми контрагентами. Очевидно, речь идет о контрагентах, с которыми были взаимоотношения в течение последнего года, а также о тех, с кем не было операций, но есть остатки расчетов.
Если же в налоговом учете создается резерв по сомнительным долгам, то инвентаризацию дебиторской задолженности нужно проводить на конец каждого отчетного (налогового) периода, то есть ежеквартально или даже ежемесячно (п. 4 ст. 266 НК РФ).
Кроме того, проведение инвентаризации расчетов может быть установлено материнской компанией для своих «дочек». Сроки обязательной сверки расчетов также могут быть включены в договор с контрагентом.
Акт сверки расчетов, подписанный обеими сторонами, — самое достоверное подтверждение сальдо расчетов с контрагентом. Более того, если в учете и отчетности отражена существенная сумма, которая не подтверждена актом сверки, то аудитор вряд ли ее признает.
Зачем нужен акт сверки расчетов?
- Необходим предприятиям для сверки по договорам, контрактам или счетам-фактурам. Составляется с целью подтверждения наличия или отсутствия задолженности (дебиторской или кредиторской) по данным бухучета.
- Согласно законодательству РФ акт сверки может служить основанием для прерывания срока исковой давности (3 года). Это значит, если должник в течение 3-х лет с момента возникновения долга подпишет акт сверки, отсчет срока исковой давности начнется заново.
- Акт сверки может использоваться в качестве доказательства в суде в случаях взыскания задолженности с должника. Главное, чтобы в договоре с контрагентом-должником четко указывались сроки погашения.
Ошибки в бухгалтерском учете исправить можно. Об этом говорится в ПБУ 22/2010. Порядок исправления ошибок напрямую зависит от того, существенны они или несущественны. Степень существенности каждая организация определяет самостоятельно, не забыв отразить это в учетной политике. Многие организации принимают за существенную ошибку ту, которая искажает данные по отчетам более чем на 5%.
Представим порядок исправления ошибок в таблице:
| Дата выявления | Дата исправления | Законодательная норма |
|---|---|---|
| Ошибочные сведения выявлены до 31.12 отчетного года | Корректировка осуществляется в момент обнаружения неточности | п. 5 ПБУ 22/2010 |
| Некорректные данные выявлены 31.12 отчетного года или позднее | Корректировка проводится по состоянию на 31.12 отчетного года | п. 6 ПБУ 22/2010 |
| Выявлена несущественная ошибка | Исправляется в момент выявления | п. 14 ПБУ 22/2010 |
Чтобы исправить некорректную информацию, бухгалтеру надлежит просторнировать ошибочные записи в учете, сформировать правильные проводки и составить бухгалтерскую справку. В ней указывается ошибочная операция, дата ее выявления и проводки по корректировке задолженности по акту сверки.
Когда составляется акт сверки
В нормативных документах содержится лишь косвенное указание на то, что необходимо составлять акт сверки расчетов. Так, в п. 27 Положения по ведению бухучета, утвержденного Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н, сказано, что перед составлением годовой бухгалтерской отчетности нужно обязательно провести инвентаризацию расчетов со всеми контрагентами. Очевидно, речь идет о контрагентах, с которыми были взаимоотношения в течение последнего года, а также о тех, с кем не было операций, но есть остатки расчетов.
Если же в налоговом учете создается резерв по сомнительным долгам, то инвентаризацию дебиторской задолженности нужно проводить на конец каждого отчетного (налогового) периода, то есть ежеквартально или даже ежемесячно (п. 4 ст. 266 НК РФ).
Кроме того, проведение инвентаризации расчетов может быть установлено материнской компанией для своих «дочек». Сроки обязательной сверки расчетов также могут быть включены в договор с контрагентом.
Акт сверки расчетов, подписанный обеими сторонами, — самое достоверное подтверждение сальдо расчетов с контрагентом. Более того, если в учете и отчетности отражена существенная сумма, которая не подтверждена актом сверки, то аудитор вряд ли ее признает.
Контур.Взаиморасчеты быстро сверит операции по трем параметрам: дате, сумме и номеру счета-фактуры или договора.
Когда составляется акт сверки
В нормативных документах содержится лишь косвенное указание на то, что необходимо составлять акт сверки расчетов. Так, в п. 27 Положения по ведению бухучета, утвержденного Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н, сказано, что перед составлением годовой бухгалтерской отчетности нужно обязательно провести инвентаризацию расчетов со всеми контрагентами. Очевидно, речь идет о контрагентах, с которыми были взаимоотношения в течение последнего года, а также о тех, с кем не было операций, но есть остатки расчетов.
Если же в налоговом учете создается резерв по сомнительным долгам, то инвентаризацию дебиторской задолженности нужно проводить на конец каждого отчетного (налогового) периода, то есть ежеквартально или даже ежемесячно (п. 4 ст. 266 НК РФ).
Кроме того, проведение инвентаризации расчетов может быть установлено материнской компанией для своих «дочек». Сроки обязательной сверки расчетов также могут быть включены в договор с контрагентом.
Акт сверки расчетов, подписанный обеими сторонами, — самое достоверное подтверждение сальдо расчетов с контрагентом. Более того, если в учете и отчетности отражена существенная сумма, которая не подтверждена актом сверки, то аудитор вряд ли ее признает.
Дебет и кредит в акте сверки – что это такое простыми словами
Сумма по Кредиту будет означать долг за вами, по Дебету — долг за клиентом.
Аналогично окончательное сальдо. Окончательное сальдо считается так:
вычисляем сумму колонки по
дебеду, включая начальное сальдо; считаем аналогичную сумму по кредиту.
Если Д больше кредита, то дебетовое конечное сальдо = Д-К, если К больше Д, то наоборот, кредитовое сальдо = К-Д. Если Д=К, то никто никому ничего не должен.
Закрывающим документом (вместо акта) может выступать и счет (или иной документ), но при условии, что в договоре прописано данное обстоятельство. Например, если рассмотреть оплату Эльбы, то у нас в договоре прописано:
«11.3. В случае если в течение 5 (пяти) дней с момента получения доступа к Контур.Бухгалтерию Лицензиар не получил претензий Лицензиата, связанных с объемом предоставленных прав, то считается что неисключительное право использования Контур.Бухгалтерии предоставлены Лицензиату в полном объеме надлежащим образом.»
При наличии такого положения в договоре, нам не нужны акты, а в акте сверки, мы зачет обязательств отражали бы через 5 дней после оплаты на основании договора или сформированной на его основе бухсправки.
Сальдо в акте сверки что это такое
По кредиту отражается оплата реализованного товара – Дт50,51 Кт62. Когда у организации-поставщика получается сальдо дебетовое, значит продукции поставлено больше, чем оплачено. При кредитовом сальдо наоборот – покупатель заплатил больше, чем получил продукции.
В случае сверки с поставщиком в акте сверки осуществляется движение по счету 60. По дебету отображается оплата товара, а по кредиту его поступление – Дт41, 19 Кт60. То есть для более простого понимания суть сводится к тому, что по дебету отражается поступление продукции, оказание услуг и т.д., а по кредиту показывается поступление платы. В случае обнаружения дебиторской задолженности организация отправляет контрагенту напоминание об уплате с указанием суммы долга, порядка и срока выплаты. При непризнании партнером своего долга можно обратиться с исковым заявлением в суд. Доказательством становятся первичные документы и данные учета.
Первичка в акте сверки
На какие документы нужно ссылаться в акте сверки, чтобы потом его можно было использовать в суде?
Акт сверки — это обобщающий регистр, сводный документ. Если нельзя установить, на основании какого первичного документа в акт сверки внесена та или иная позиция, то суд не признает ни передачу товара, ни денежные обязательства.
Если речь о поставке товара, в акте нужно указывать документ, который свидетельствует о переходе права собственности (например, товарная накладная). Это общее правило. Но стороны могут договориться о том, что право собственности переходит в иной момент. Тогда и обязательство по оплате товара будет возникать в другой момент, и в акте сверки надо будет ссылаться на другой документ.
Путаница часто возникает в момент отгрузки товара. Одна сторона указывает в акте документ, который свидетельствует об отгрузке товара, другая сторона обосновывает сумму обязательств товарной накладной. Так делать нельзя: контрагенты должны ссылаться на один и тот же документ и это должна быть товарная накладная.
Если в акте сверки не указан первичный документ, на основе которого составлен этот акт, суд не признает такие обязательства.
То же касается займов. Сам по себе акт сверки их не подтверждает, что между контрагентами возникли заемные отношения. В акте нужно указывать, на основании какого документа — платежного поручения или договора — возникли эти обязательства.
Действительно, такая ситуация может возникнуть, если стороны договорились сверяться раз в месяц и в конце месяца товар был отгружен, но еще находится в пути.
Но я повторюсь: акт сверки должен опираться на первичные документы. По общему правилу, пока покупатель не принял товар, он является собственностью поставщика. За сохранность товара отвечает именно поставщик. Соответственно, пока покупатель не принял товар, он не обязан и оплачивать его. Поэтому пока право собственности не перешло к покупателю, отражать такую поставку в акте сверки преждевременно.
Как вариант, покупатель может учесть эту поставку, составив акт разногласий и указав в нем, что обязательство по оплате товара еще не возникло, т.к. он пока не получен. Также поставщик и покупатель могут прописать в договоре, что право собственности переходит к покупателю в момент отгрузки товара. Тогда в акт сверки взаиморасчетов нужно включать документ, который подтверждает отгрузку.
Обязательно ли проводить сверку для инвентаризации задолженности?
Бухгалтерии, как правило, проводят инвентаризацию обязательств раз в год, чтобы составить бухгалтерскую отчетность. Бухотчетность достоверна, когда в ее основе лежат документы, которые подтверждают взаимные обязательства с каждым контрагентом.
Подтвердить взаимные обязательства можно путём сверки расчётов. Но если договором сверка не предусмотрена и контрагент отказывается подписывать акт, придётся проводить инвентаризацию на основании тех документов, которые есть в вашем распоряжении.
Есть ли смысл сверять расчеты после истечения срока исковой давности?
Смысл есть, и это одна из причин, для чего вообще нужен акт сверки взаиморасчётов. Если долг возник после 1 июня 2015 года и акт сверки подписан сторонами уже после того, как истек срок исковой давности, то после подписания акта сверки (то есть признания должником своей задолженности) исковая давность обнуляется и отсчитывается заново (п. 2 ст. 206 ГК РФ, Федеральный закон от 08.03.2015 № 42-ФЗ ).
А это значит, что у вас есть ещё три года, чтобы взыскать этот долг — без возможности его списать.
Если расхождения тянутся уже много лет и перспектива урегулировать их или взыскать задолженность призрачна, можно «закрыть» спорный период, подписав акт с протоколом разногласий.
В этом случае, когда исковая давность истечёт, вы можете признать задолженность вашего контрагента безнадежной. Ваше сальдо приравнивается к сальдо контрагента, и последующая сверка проводится с одинаковым входящим сальдо сторон.