Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Журнал регистрации приказов (скачать)». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Каждая фирма обязана вести некий перечень журналов. Этот документ требуется для фиксации разных аспектов деятельности организации. Он предъявляется представителям госорганов в ходе проверки. А потому журналы требуется вести на основании регламента. В обратном случае возникнут нарекания со стороны проверяющих.
Зачем нужен журнал распорядительных актов
Обязанность вести журнал приказов по основной деятельности в НПА не закреплена. Организация вправе сама определить необходимость и порядок учета образующейся в процессе деятельности документации, исходя из удобства и сложившейся практики делопроизводства. Но удобнее всего использовать реестр распоряжений. Он позволяет:
- упорядочить нумерацию документов, избежать повторов;
- в случае необходимости быстро найти требуемый акт;
- в любой момент узнать общее количество распоряжений;
- зафиксировать факт издания документа. Это полезно в случае возникновения спорных и конфликтных ситуаций.
Какие акты регистрируются в книге приказов? Все они подразделяются на три группы:
- по основной деятельности;
- по административно-хозяйственной деятельности;
- по личному составу (кадрам).
К распоряжениям по основной деятельности относят следующие:
- назначение руководителей организации;
- создание, реорганизация, ликвидация подразделений и отделов, филиалов и представительств;
- утверждение графика отпусков и других локальных нормативных актов;
- расследование несчастного случая;
- создание профсоюза и различных комиссий;
- определение порядка финансирования;
- назначение ответственных лиц;
- наделение полномочиями (правом подписи и пр.);
- порядок организации охраны труда, воинского учета и бронирования и пр.;
- проведение организационных мероприятий;
- другие, касающиеся профильной работы компании.
Регистрировать их допускается все в одном реестре и по отдельности. Для крупных организаций чаще применяется второй способ, для мелких, где нет большого объема документации, — первый.
Для чего нужны регистрационные книги
Основная цель таких книг — это возможность контролировать весь документооборот предприятия.
Кроме того, при проверке госпредприятий и госорганов контролирующие органы (налоговая, органы Минтруда, МВД, ПФР) могут запросить документы для обоснования и подтверждения осуществленных хозопераций и расходов по ним. Корректное ведение внутренней документации значительно облегчит общение с проверяющими.
Локальные акты, зарегистрированные в книге, хранятся в архиве на протяжении всего срока существования организации (ст. 258 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 ).
Среди целей ведения журнала можно выделить:
- возможность иметь информацию об общем количестве зарегистрированных распорядительных актов данного вида;
- возможность осуществить быстрый поиск нужного документа;
- придание документу статуса обязательного к исполнению (сильный аргумент в случае споров с сотрудниками предприятия).
В конце статьи можно скачать образец журнала регистрации приказов по основной деятельности.
Ведение журнала регистрации
Порядок регистрации, оформления и составления распорядительных документов издаваемых в организации регламентируются на основании разработанного порядка ведения документооборота для внутреннего пользования. Приказы должны издаваться в хронологическом порядке, учитывая при этом дату составления и очередной порядковый номер документа по средством цифровых и буквенных обозначений.
По индивидуальному шифру в последующем будет гораздо проще найти необходимый документ. При этом можно применять определенные коды для установления принадлежности документов к конкретным подразделениям организации. Группировка приказов может осуществляться также и по их смысловому назначению.
Например:
- «В» — статус применяется для документов издаваемых при вынесении взысканий и поощрения сотрудников.
- «О» — для группировки приказов по отпускам сотрудников.
- «КМ» — приказы по командировкам работников.
- «К» — кадровые.
- «ЛС» — по личному составу, срок хранения таких документов составляет 75 лет.
Такая группировка документов позволяет быстрее находить необходимые документы. Как таковой специализированной и утвержденной формы журнала нет, поэтому его можно разработать сами, так и при желании, можно приобрести в специализированных магазинах уже готовый журнал. Отметим, что для правильного ведения все страницы должны быть пронумерованы и прошнурованы, а на обороте скреплен печатью и подписью руководителя.
Виды журналов регистрации
Порядок ведения документооборота для внутреннего пользования утверждается локальными правовыми актами.
Отдельно могут быть заведены книги учета для письменных распоряжений руководства, в зависимости от их предназначения:
- касающиеся основной производственной деятельности, включая вопросы финансирования;
- по вопросам организации и охраны труда;
- кадровые – о приеме, перемещениях (переводах), увольнении работников; установлении или повышении квалификации работников; о награждениях или дисциплинарных взысканиях;
- журнал регистрации приказов по административно хозяйственной деятельности;
- и прочие.
Общие сведения о журнале учета движения путевых листов
Для контроля движения выданных путевых листов должен вестись журнал учета движения путевых листов по форме 8, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Однако с 01.01.2013 в связи со вступлением в силу закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ унифицированные формы перестали быть обязательными.
Поэтому организация или ИП могут разработать собственную форму путевого листа или дополнить необходимой информацией унифицированную. Решение о принятой форме журнала учета путевых листов закрепляется приказом. Ее применение также можно прописать в учетной политике.
О том, как оформляют такой приказ, читайте здесь.
Как правило, журнал оформляется на период не более 1 года, однако при необходимости этот период можно сократить до 1 месяца. Журнал путевых листов должен храниться не менее 5 лет.
Как составить журнал учета приказов по основной деятельности
Локальный актом руководство закрепляет формат ведения журнала и лицо, ответственное за его ведение:
| Бумажный | Электронный |
Титульный лист в любом случае должен включить сведения:
|
|
| Разрешается использовать стандартную книгу, имеющуюся в продаже: листы должны быть пронумерованы, прошиты и скреплены печатью и подписью ответственного лица.
Не разрешаются:
|
Сформированный в электронном виде журнал по окончании ведения:
|
Способы ведения и ответственный
Журнал регистрации можно вести двумя способами:
- Традиционно – рукописный вариант. Используются синие или черные ручки, не оставляющие помарок и разводов. Все записи делаются аккуратно, исправления возможны только в исключительных случаях. Также необходимо следить за тем, чтобы в документе не было вырванных страниц, дополнительных вставок (взамен предыдущих) и т.п.
- В электронном виде: в этом случае вносить записи в журнал и корректировать их может только тот сотрудник, который обладает правом электронной подписи.
Отвечать за заполнение документа могут такие сотрудники:
- секретарь;
- секретарь-референт;
- другие работники, назначенные по указанию директора.
Как правило, конкретный способ ведения, равно как и ответственное лицо утверждаются отдельным локальным правовым актом, который принимается на предприятии.
Какие локальные акты регистрируются в журнале
Регистрации подлежат распоряжения, устанавливающие те или иные локальные нормы для всех или большинства сотрудников предприятия, как руководящих, так и рядовых. Такие распорядительные акты могут отражать:
- вопросы хозяйственной деятельности;
- систему планирования;
- порядок и структуру отчетности;
- выстраивание стратегии продаж;
- задачи по расширению бизнеса.
Типовыми приказами, записи о которых делаются в книге, могут быть приказы о:
- назначении директора;
- создании филиала;
- введении штатного расписания;
- утверждении правил трудового распорядка;
- обеспечении коммерческой тайны;
- проведении внутренних проверок и аттестаций, др.
Правила ведения журнала
Книга учета нормативной документации ведется в свободной форме. Для записей можно использовать обычную тетрадь или журнал формата А4. Поскольку новая информация будет вноситься регулярно, целесообразно завести книгу с плотными страницами и жестким форзацем. Заведение новой книги в начале каждого года упростит поиск нужного документа и контроль выполнения указаний.
На титульном листе прописывается название учреждения, реквизиты, наименование журнала, дата начала и окончания, срок хранения, должность и Ф. И. О. ответственного.
На первом развороте указывают перечень лиц, отвечающих за делопроизводство, и номера распоряжений об их назначении. Прописываются правила ведения регистра.
Тетрадь нумеруется до последней страницы. Листы расчерчиваются таблицей, в графы которой вносятся сведения о распорядительных актах. На последнем листе указывается количество страниц формуляра и число зарегистрированных актов, должность, Ф. И. О. ответственного. Нельзя вырывать листы из тетради или вставлять дополнительные.
ВАЖНО! Если допущена ошибка, запись перечеркивается, делается пометка об ошибке, ставится дата и подпись делопроизводителя.
По окончании формуляр передается в архив.
Регистрацию нормативных документов можно вести и в электронной форме. Вариант полезен тем, что облегчает поиск нужной записи и не требует передачи в архив. Однако подписи об ознакомлении сотрудников взять не получится. Кроме того, есть риск сбоя в работе компьютера.
Юрисдикция журнала регистрации приказов может распространяться на отдельные группы сотрудников, всех работников организации или же на ее руководство. Он необходим в первую очередь для упорядочения оборота данных локальных правовых актов и должен вестись ответственными сотрудниками фирмы.
Ознакомиться с особенностями других учетных кадровых регистров вы можете в статьях:
- «Журнал регистрации приказов по личному составу – образец»;
- «Журнал учета инструкций по охране труда — форма и образец»;
- «Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте – образец»;
- «Журнал вводного инструктажа по охране труда — образец».
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Названное издание предназначено для записи сведений всех распоряжений организации. Иначе говоря, в журнале регистрируются приказы, устанавливающие нормы трудовой функции как рядовых сотрудников фирмы, так и ее руководства.
На данный момент нет единой общепринятой формы документа, каждая организация имеет право структурировать его по своему усмотрению. Как правило, основными составляющими такого издания являются:
Титульный лист. На нем расположены:
- наименование организации;
- название документа;
- дата начала ведения;
- дата окончания заполнения.
Раздел с указанием списка сотрудников, на которых возлагается ответственность за работу с журналом. Здесь фиксируются:
- Ф.И.О., должности ответственных лиц;
- ссылки на документы, где прописаны обязанности закрепленных за изданием сотрудников;
- их подписи, подтверждающие ведение журнала в определенный период времени.
Основной раздел. Он предназначен для регистрации распоряжений, включает в себя:
- порядковый номер приказа;
- номер, название и дату регистрируемого документа;
- количество листов в документе;
- Ф.И.О. и должности лиц, на чью деятельность распространяется действие распоряжения.
Как регистрировать приказы
Процесс регистрации представляет собой перенос реквизитов приказа по личному составу в определенную установленную форму и присвоение документу номера и даты.
Все виды распоряжений по личному составу должны быть зарегистрированы. Почему это важно? Дело в том, что проект документа приобретает юридическую силу по факту его регистрации. Если процесса регистрации не было, правовые последствия для работника и работодателя не наступают.
Регистрация помогает решить 3 задачи:
- учет;
- контроль исполнения;
- возможность оперативно получить доступ к приказу по личному составу.
Регистрировать нужно один раз — при издании.
Когда приказов по личному составу много, номера можно устанавливать по каждой процедуре индивидуально, если мало — возможна сплошная нумерация. К примеру, приказам на прием, перевод и увольнение дать единую нумерацию, на различные отпуска — другую.
Формой для регистрации может быть:
- журнал или книга;
- база данных.
Журнальный формат предполагает подробное отражение информации о том, кем и с какими целями разработан документ. Автоматизированная база данных предполагает внесение сведений о приказах с применением специально разработанного ПО.
Юрисдикция журнала регистрации приказов может распространяться на отдельные группы сотрудников, всех работников организации или же на ее руководство. Он необходим в первую очередь для упорядочения оборота данных локальных правовых актов и должен вестись ответственными сотрудниками фирмы.
Ознакомиться с особенностями других учетных кадровых регистров вы можете в статьях:
- «Журнал регистрации приказов по личному составу – образец»;
- «Журнал учета инструкций по охране труда — форма и образец»;
- «Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте – образец»;
- «Журнал вводного инструктажа по охране труда — образец».
Какие локальные акты регистрируются в журнале
Регистрации подлежат распоряжения, устанавливающие те или иные локальные нормы для всех или большинства сотрудников предприятия, как руководящих, так и рядовых. Такие распорядительные акты могут отражать:
- вопросы хозяйственной деятельности;
- систему планирования;
- порядок и структуру отчетности;
- выстраивание стратегии продаж;
- задачи по расширению бизнеса.
Типовыми приказами, записи о которых делаются в книге, могут быть приказы о:
- назначении директора;
- создании филиала;
- введении штатного расписания;
- утверждении правил трудового распорядка;
- обеспечении коммерческой тайны;
- проведении внутренних проверок и аттестаций, др.