Передача дел бухгалтером при увольнении

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Передача дел бухгалтером при увольнении». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

В первую очередь рекомендуем закрепить порядок передачи дел при смене главного бухгалтера в локальном нормативном акте, например положении о порядке приема-передачи дел, с которым работника необходимо знакомить под подпись при приеме на работу, еще до заключения трудового договора (ст. 68 ТК РФ). При этом обязанность по передаче и приему дел следует предусмотреть в трудовом договоре и должностной инструкции главного бухгалтера.

Шаг 6. Акт приема-передачи дел

Из-за пробелов законодательства по такому важному вопросу, как увольнение главбуха, допустимо под заголовком «Акт приема-передачи» и списка участвующих в подписании лиц привести в свободной форме перечень документов и ценностей, за хранение которых отвечает непосредственно главбух. Например, список документов может быть таким:

• все виды внешней и внутренней отчетности (из неочевидных можно назвать, например, статистическую, также вполне может присутствовать в списке и управленческая отчетность);
• локальные нормативные акты, включая учетную политику, если главный бухгалтер хранил у себя необходимые для работы бухгалтерии оригиналы, подписанные генеральным директором;
• ключи от сейфов;
• е-токены, рутокены и другие носители информации, если именно на них записаны сертификаты ключей ЭЦП для банка, налоговой и других нужд (вполне возможно, что ключи записаны непосредственно на компьютер главного бухгалтера);
• бумажные носители переписки с контролирующими органами (например, акты сверки с подписями представителей налоговой инспекции).

Если взаимодействие с налоговой происходит по ТКС, передача дел будет значительно упрощена, распечатывать из системы ничего не нужно, все и так в ней зафиксировано.

Количество передаваемых документов и периоды, за которые они составлены, можно указать:

• непосредственно в самом акте;
• в приложениях к акту, а в самом акте отразить группировку передаваемых документов.

Ответственность бывшего бухгалтера

Необходимо помнить, что если новый бухгалтер во время работы выявит ошибки своего предшественника, он не несет по ним никакой ответственности.

Административную и даже уголовную ответственность за свои ошибки бывший бухгалтер несет даже после увольнения. Привлечь к ответственности за финансовые и налоговые нарушения можно в течение года, за иные – в течение двух месяцев.

Административные нарушения, обнаруженные после истечения срока давности, останутся для бухгалтера безнаказанными.

Наиболее часто бухгалтеры сталкиваются с ответственностью за:

Нарушение	Штраф
Нарушение правил работы с наличными деньгами, кассой	4000-5000 руб.
Нарушение отчетности по валютным операциям	4000-5000 руб.
Нарушение норм предоставления статистических данных	3000-5000 руб.
Ведение деятельности без регистрации в налоговой	2000-3000 руб.
Несоблюдение сроков подачи налоговой декларации	300-500 руб.
Искажение в отчетности сумм более чем на 10%	2000-3000 руб.

Если после увольнения сотрудника выяснится, что им был нанесен материальный ущерб фирме, стоит для начала выяснить, была ли зафиксирована договором его материальная ответственность.

Согласно статьям ТК РФ номер 238 и 241: Если после увольнения сотрудника выяснится, что им был нанесен материальный ущерб фирме, стоит для начала выяснить, была ли зафиксирована договором его материальная ответственность.

Главный бухгалтер решил уволиться

Сегодня с трудом можно найти такую организацию, в которой хотя бы единожды не сменился главный бухгалтер. Это действие требует большого количества времени и нервов.

Начнем с того, что увольнение главного бухгалтера имеет отличие от другого увольнения. Оно «штормит» организацию с величиной баллов, соответствующей выездной налоговой проверке. Не будем вдаваться в правовые подробности ухода главного бухгалтера. Скажем только, что кроме стандартных, есть у главного бухгалтера особенные основания уволиться. Главный бухгалтер имеет право уйти, если:

1. Права владения активами организации перешли к новому собственнику.
2. Произошла любая реорганизация организационно-правовой формы организации.
3. Изменилось ведомство государственного учреждения.

Но есть и ограничительная черта — смена главного бухгалтера возможна только в период между отчетами.

Сколько времени отрабатывает главный бухгалтер при увольнении?

Установленная законом двухнедельная отработка главного бухгалтера происходит в общем порядке. Регулируется это вопрос статьей 80 ТК РФ. Согласно нормам, изложенным в документе, уходящий по собственному желанию специалист, предупреждает руководство за 2 недели (14 дней) до даты увольнения. На практике сложилось, что главбух, как ответственное лицо, сообщает об уходе раньше, чтобы успеть передать дела, но в ТК такие особенности не предусмотрены. Директор не вправе увеличить срок отработки на более длительное время, кроме как по договоренности с самим специалистом.

Особые права у главбуха, который на момент увольнения находится на испытательном сроке. Такой специалист может предупредить руководство за 3 дня вместо 14, и отработка сокращается до этого временного промежутка.

Заполнение акта: пошаговая инструкция

Все документы при передаче дел главного бухгалтера группируются по периодам. За истекшие налоговые и отчетные периоды, как правило, все они прошнурованы, пронумерованы и подготовлены для передачи в архив. Вся информация о них просто заносится в таблицу по степени важности в хронологии.

Документы текущего периода подбираются в незавершенные дела с приложением их перечня. Возможность автоматической распечатки такого перечня имеется в любой бухгалтерской программе. Незавершенные дела заносятся в таблицу в том же порядке.

Совет: в каком количестве бы не находились дела, пролистайте каждую папку. Установите и подтвердите письменно наличие всех листов.

После того как в таблицу внесены все дела и заполнены все графы, подсчитываем итог и заносим его в итоговую строчку. Неплохо если фактическое количество переданных бухгалтерских документов, будет пересчитано и сверено с цифрой в итоговой строке таблицы.

Далее распечатывается требуемое количество экземпляров акта. В каждом экземпляре, за таблицей, передающий главный бухгалтер делает запись о том, что документы им переданы, а принимающий главный бухгалтер – о том, что документы им приняты. Эти записи заверяются их личными подписями.

Ниже ставят свои подписи председатель и члены комиссии. Передача дел новому главному бухгалтеру завершена. Акт готов и его можно вручать руководству.

Информация о расчете работников

При проверке расчетов с персоналом фирмы нужно убедиться в наличии/отсутствии долгов по зарплате. Это свидетельствует о платежеспособности учреждения и отображается в ежемесячной отчетности бухгалтерии. Для проверки правильности начисления зарплаты можно взять некоторые фамилии подчиненных и проследить по зарплатным ведомостям начисление, удержание налогов и других платежей, а также фактическую выдачу средств.
Наличие автоматизированного «ПО» по начислению оплаты труда сводит к минимуму возможные злоупотребления, однако, при передаче дел, нового главбуха прежде всего интересует – имеются ли долги по зарплате. Комиссия должна увидеть отчеты за весь промежуток проверки, которые обязаны быть аккуратно сложены в хронологическом порядке, с наличием надписи на папках, что говорит грамотной сохранности бухгалтерской документации. При нехватке места в бухгалтерии для документов, допускается их складирование в специальном помещении учреждения на протяжении 5-ти лет. Документы, которые находятся более 5 лет, обязаны быть отосланы в архив, с подтверждением 2-го экземпляра бланка передачи. Все это обязано быть отображено в приемно-передаточном бланке.

Сегодня нет нормативного документа, который полностью регламентирует порядок передачи дел главбуха. Для исключения многих ошибок следует придерживаться пошаговой инструкции, отражающей максимальное число факторов. Она имеет рекомендательный характер, является обобщенной.

Если главный бухгалтер давно уволился, а нового на тот момент не приняли, то принимать дела нет у кого. Тогда передача не происходит.

Самостоятельная передача дел включает этапы:

1. Подписание распоряжения о назначении нового бухгалтера.
2. Инвентаризация финансовых обязанностей.
3. Акт приема отчетных и учетных документов.
4. Приложение к акту.
5. Организационные мероприятия.

После замены главбуха появляется вопрос ответственности настоящего и предыдущего сотрудника. Главбух не может привлекаться к любой ответственности, связанной с неправильным ведением бухучета, уклонением от налогов предыдущим сотрудником. Лицо привлекают к административной ответственности при наличии вины. Требуется доказать присутствие прямого умысла сокрытия прибыли, что полностью снимает вину нового главбуха.

При истечении срока давности привлечение к ответственности ушедшего сотрудника становится невозможным. Например, при нарушении валютного или финансового законодательства срок составляет 1 год с момента правонарушения, а по остальным основаниям – только 2 месяца. Если правонарушение является длящимся, то срок отсчитывается с момента обнаружения.

Если будет выявлено, что бывший бухгалтер причинил ущерб организации, то при наличии договора материальной ответственности он обязан его возместить. Если подобного документа нет, то объем компенсации равен среднемесячному заработку.

Каждый главный бухгалтер обязан знать о размере административных взысканий за:

• Неправильное ведение кассовых операций и работа с наличными средствами – 4-5 тыс. руб.
• Несоблюдение сроков постановки на учет в государственные фонды и налоговые органы – 0,5-1 тыс. руб.
• Деятельность без учета в перечисленных органах – 2-3 тыс. руб.
• Несоблюдения срока подачи декларации – 0,3-0,5 тыс. руб.
• Несоблюдение сроков подачи сведений о закрытии, открытии банковских счетов – 1-2 тыс. руб.
• Отсутствие данных для налогового контроля – 0,3-0,5 тыс. руб.
• Грубые нарушения в бухотчетности или предоставление искаженных сумм бухотчетности свыше 10% — 2-3 тыс. руб.
• Неправильный порядок учета валютных операций и предоставление отчетности по ним – 4-5 тыс. руб.
• Неправильное предоставление статической информации – 3-5 тыс. руб.

Кому можно передать дела

На практике существуют несколько вариантов приема-передачи дел главным бухгалтером.

Наиболее распространенным является вариант, когда прежний главный бухгалтер сдает дела новому главному бухгалтеру. Однако довольно часто возникает ситуация, когда новый главный бухгалтер еще не известен, а прежний главный бухгалтер на законных основаниях имеет право оставить старое место работы. В этой ситуации, если в организации работают несколько бухгалтеров, то один из них (например, заместитель главного бухгалтера) может временно принять дела.

Более сложной является ситуация, когда увольняется главный бухгалтер малого предприятия, представляющий бухгалтерию в единственном числе. В этом случае принять дела должен руководитель организации, поскольку он согласно п. 1 ст. 6 Закона «О бухгалтерском учете» несет ответственность за организацию бухгалтерского учета в организации.

Если руководитель организации отказывается принять дела, прежнему главному бухгалтеру желательно этот отказ оформить документально. При нежелании руководителя запротоколировать свой отказ принимать дела, по нашему мнению, нужно поступить следующим образом: составить опись дел, подлежащих сдаче, в двух экземплярах; один экземпляр оставить у себя, а другой — передать в налоговую инспекцию, перед которой отчитывается организация, лично под расписку налоговому инспектору или заказным письмом по почте.

Могут иметь место ситуации, когда прежний главный бухгалтер по какой-либо причине (внезапная болезнь, смерть и т.п.) не имеет возможности сдать дела. В этом случае по приказу руководителя организации принять дела может другое лицо (новый главный бухгалтер, временно исполняющий обязанности главного бухгалтера, сам руководитель организации).

Как оформить прием-передачу дел

В настоящее время нет нормативного документа, который регулировал бы процесс приема-передачи дел от одного главного бухгалтера к другому.

В Положении о главных бухгалтерах, утвержденном Постановлением Совета Министров СССР от 24.01.1980 N 59, отмечалось, что прием и сдача дел при назначении и увольнении главного бухгалтера оформляются актом после проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности предприятия. Хотя этот документ уже является недействующим, им, на наш взгляд, можно воспользоваться при решении вопроса о порядке приема-передачи дел при увольнении прежнего и назначении нового главного бухгалтера.

Некоторые министерства и ведомства в определенной степени регламентировали этот порядок для подведомственных организаций. Например, Письмо Государственного таможенного комитета РФ от 21.02.1992 N 11-13/575 «О порядке приема-сдачи дел при смене начальника или главного бухгалтера — начальника отдела бухгалтерского учета и контроля таможенного учреждения Российской Федерации» (далее — Письмо ГТК) и Инструкция о порядке приема-сдачи дел главными бухгалтерами (старшими бухгалтерами на правах главных бухгалтеров) централизованных бухгалтерий (бухгалтерий) учреждений, предприятий и организаций системы Министерства здравоохранения СССР, утвержденная Минздравом СССР от 28.05.1979 N 25-12/38.

Каждая организация, исходя из требований Закона «О бухгалтерском учете», вправе сама установить для себя соответствующие правила приема-передачи дел.

Процедура приема-передачи дел может быть разделена на следующие этапы:

издание приказа о приеме-передаче дел;

инвентаризация имущества и обязательств;

инвентаризация расчетных операций;

проверка состояния учета и отчетности;

собственно прием-передача дел (первичных документов, регистров бухгалтерского и налогового учета, бухгалтерской и налоговой отчетности и др.);

составление акта приема-передачи дел.

Особенности увольнения главного бухгалтера

Увольнение главного бухгалтера – событие, существенно отличающееся от прекращения трудовых отношений с обычным работником. Ведь бухгалтер решает все основные финансовые вопросы организации, а также сопровождает процедуры получения доходов и совершения расходов, отвечает за уплату налогов.

Никто, кроме него не знает всех тонкостей бухгалтерской работы и ведения дел в организации, даже руководитель. Потому при увольнении главный бухгалтер обязан сообщить всю необходимую информацию о своей работе начальнику или новому сотруднику. Предоставление этой информации называется передачей дел.

Передавать свои дела обязаны все главные бухгалтерские работники – от этих дел зависит дальнейшая работа всего предприятия.

Ответственность главного бухгалтера сохраняется за ним при увольнении за все его решения, принятые во время работы.

Процедура передачи дел главным бухгалтером предполагает прохождение следующих этапов.

Этап 1. Издается приказ о проведении процедуры передачи дел, который содержит указание на необходимость проверки главного бухгалтера комиссией сотрудников. В компании может действовать локальный документ, регламентирующий процедуру при смене главного бухгалтера.

Этап 2. Проводится проверка деятельности главного бухгалтера. Если были выявлены недостатки, то издается предписание устранить их в приемлемые сроки.

Этап 3. Проводится инвентаризация имущества, денежных средств (в кассе компании и на банковском счете), прочих статьей бухгалтерского баланса, запрашивается сверка расчетов с контролирующими инстанциями.

Этап 4. Передаются дела в пользу преемника или иного лица.

Этап 5. Составляется акт приема-передачи дел главным бухгалтером.

Образец акта приёма-передачи дел при увольнении главбуха

В любой организации выполнение и документальное сопровождение финансовых операций – это важнейшая составляющая всех бизнес-процессов. Функции главного бухгалтера являются во многом ключевыми.

Это лицо, имеющее отношение к «святая святых» финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

Поэтому, несмотря на то, что с точки зрения трудового законодательства это такой же сотрудник, как и все остальные, расставание с ним может быть сопряжено со множеством проблем и трудностей для владельца бизнеса.

ФАЙЛЫ
Скачать образец составленного акта приема-передачи дел .doc

В чем состоят особенности освобождения главбуха от должности, какие существуют для этого специальные основания, как минимизировать риски смены ключевой фигуры для организации, расскажем в этой статье.

Бизнес: • Банки • Богатство и благосостояние • Коррупция • (Преступность) • Маркетинг • Менеджмент • Инвестиции • Ценные бумаги: • Управление • Открытые акционерные общества • Проекты • Документы • Ценные бумаги — контроль • Ценные бумаги — оценки • Облигации • Долги • Валюта • Недвижимость • (Аренда) • Профессии • Работа • Торговля • Услуги • Финансы • Страхование • Бюджет • Финансовые услуги • Кредиты • Компании • Государственные предприятия • Экономика • Макроэкономика • Микроэкономика • Налоги • Аудит
Промышленность: • Металлургия • Нефть • Сельское хозяйство • Энергетика
Строительство • Архитектура • Интерьер • Полы и перекрытия • Процесс строительства • Строительные материалы • Теплоизоляция • Экстерьер • Организация и управление производством

Смена главного бухгалтера

Смена кадров предприятия — довольно обычная вещь. Но если одних специалистов можно заменить без труда, то смена главного бухгалтера — довольно сложная процедура с учетом требований действующего законодательства. Об этом и пойдет речь в данной статье.

Татьяна ОНИЩЕНКО, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»

С юридической точки зрения, смена главного бухгалтера оформляется как увольнение одного работника и прием на его место другого.

Поскольку

ответственность за организацию бухгалтерского учета на предприятии возложена на собственника или на уполномоченный им орган (п. 3 ст. 8 Закона о бухучете), то именно собственник (уполномоченное им лицо) должен побеспокоиться о том, чтобы была правильно организована смена главного бухгалтера.

Порядок передачи дел

при смене главного бухгалтера или лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета предприятия, определяется предприятием самостоятельно, если иное не предусмотрено законодательством (см. письмо Минфина от 17.07.2007 г. № 31-34000-30-27/14518, с. 43).

В общем случае, алгоритм последовательности действий при смене главбуха предприятия можно представить так:

1. Принятие решения об увольнении старого главного бухгалтера.

2. Поиск и принятие решения о трудоустройстве нового главного бухгалтера.

3. Прием-передача дел.

4. Уведомление соответствующих органов о смене главного бухгалтера.

5. Ознакомление с делами предприятия нового главбуха.

Рассмотрим каждый шаг в отдельности.

Принятие решения об увольнении старого главного бухгалтера

Наиболее распространенным вариантом увольнения главного бухгалтера является увольнение по собственному желанию. Основанием для увольнения в данном случае является

ст. 38 КЗоТ.

Работник, намеревающийся расторгнуть бессрочный трудовой договор по собственному желанию, обязан лишь уведомить (предупредить) об этом письменно собственника или уполномоченный им орган

за две недели. В случае, если желание работника уволиться по собственному желанию обусловлено причинами, указанными в ст. 38 КЗоТ, то руководитель обязан расторгнуть трудовой договор в срок, о котором просит работник.

К таким уважительным причинам относятся:

— переезд на новое место проживания;

— перевод мужа или жены на работу в другую местность;

— поступление в учебное заведение;

— невозможность проживания в данной местности, подтвержденная медицинским заключением;

— беременность;

— необходимость ухода за ребенком до достижения им четырнадцатилетнего возраста или ребенком-инвалидом;

— необходимость ухода за больным членом семьи согласно медицинскому заключению или инвалидом I группы;

— выход на пенсию;

— прием на работу по конкурсу, а также по другим уважительным причинам.

Вместе с тем в настоящее время широко распространены и другие основания для увольнения работников, в частности в случае отказа работника от работы в связи с изменением существенных условий труда (

п. 6 ст. 36 КЗоТ), по инициативе работодателя.

В любом случае, работодатель, увольняя главного бухгалтера, как и любого другого работника, должен соблюсти всю процедуру увольнения, предусмотренную положениями

КЗоТ.

Поиск и принятие решения о трудоустройстве нового главного бухгалтера

Сразу оговоримся, что проблема поиска нового главного бухгалтера лежит всецело на собственнике или на уполномоченном им органе (на директоре).

Отсутствие кандидатуры нового главного бухгалтера и необходимость сдачи отчетности за соответствующий период работы не могут быть причиной для задержки увольнения уходящего главного бухгалтера.

В случае

если замену увольняющемуся главному бухгалтеру вовремя не найдут, собственник или уполномоченный им орган должен сам принять от него дела.

Следует учесть, что при смене бухгалтера, как правило, производят передачу дел от старого бухгалтера к новому. Эта процедура занимает определенное время. Вместе с тем и передача, и прием дел — не что иное, как выполнение обязанностей работниками. Следовательно, и старый бухгалтер, и новый бухгалтер в это время должны находиться с предприятием в трудовых отношениях. В этот период старый главный бухгалтер продолжает выполнять свои обязанности, а нового необходимо принять на должность обычного бухгалтера с последующим переводом на должность главбуха. Вместе с тем, как показывает практика, передача дел производится в свободное от работы время, и одновременно в трудовых отношениях с одним и тем же предприятием старый главбух и новый не состоят.

Сама же процедура приема нового главного бухгалтера не отличается от приема обычного наемного работника. Как и для всех других работников, для главного бухгалтера может быть установлен испытательный срок. Согласно

ст. 27 КЗоТ испытательный срок при приеме на работу, если иное не установлено законодательством Украины, не может превышать трех месяцев, а в отдельных случаях, при согласовании с соответствующим исполнительным органом первичной профсоюзной организации, — шести месяцев.

Отметим, что действующим законодательством не запрещается, чтобы помимо функций главного бухгалтера он выполнял и обязанности кассира. В этом случае с ним необходимо заключить письменный договор о полной материальной ответственности.

Сама же должность главного бухгалтера не предполагает заключение договора о материальной ответственности — эта должность не указана в продолжающем действовать и в настоящее время

Перечне должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми предприятием, учреждением, организацией могут заключаться письменные договоры о полной материальной ответственности за необеспечение сохранности ценностей, переданных им для хранения, обработки, продажи (отпуска), перевозки или применения в процессе производства (приложение к постановлению Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 28.12.77 г. № 447/24). Типовой договор о полной индивидуальной ответственности приведен в приложении № 2 к постановлению Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 28.12.77 г. № 447/24.

Прием-передача дел

Порядок проведения приема-передачи дел между старым и новым главными бухгалтерами ни в одном действующем законодательном акте не установлен. Минфин рекомендует порядок передачи дел разрабатывать самостоятельно (

письмо МФУ от 17.07.2007 г. № 31-34000-30-27/14518).

Передача дел, как правило, сводится к следующему:

1. Издание приказа (распоряжения) о передаче дел.

Похожие записи:

• Лекция 37. Обязательства из односторонних действий Краткое содержание темы
• Расшифровка квитанции за коммунальные услуги
• Статья 1114 ГК РФ. Время открытия наследства