Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Кассовые операции: организация работы и учет». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Налоговые инспекторы вправе убедиться, что бизнес ведет учет в соответствии с законом и отражает сведения в полной мере. Для этого они устраивают проверки, причем часто без предупреждения. Лучший способ подготовиться к ним — соблюдать кассовую дисциплину регулярно.
Автоматические расчеты
Приходные и расходные операции можно автоматизировать. Для этого нужно установить специальное оборудование. Принцип работы автоматов такой:
- Они принимают или выдают деньги самостоятельно, без человеческого участия.
- Изъятые средства передаются в кассу по ПКО.
- При загрузке средств «забирают» их из кассы на основании РКО.
Касса и бухучет — каковы правила отражения?
В бухгалтерском учете операции по кассе отражаются при помощи бухсчета 50. Кассовыми операциями считаются все действия, производимые с наличностью и денежными документами в компании и у любого предпринимателя.
Что это за операции, вы узнаете из нашей статьи «Понятие и виды кассовых операций (правовое регулирование)».
Бухсчет 50 является активным, по его дебету отражается поступление активов, а по кредиту — выбытие. В зависимости от типа хозоперации счет 50 может корреспондировать со многими бухсчетами.
Так, например, оприходование наличности (снятие с банковского счета) в кассе предприятия отражается следующим образом: Дт 50 Кт 51. И наоборот, сдача наличности в банк из кассы предприятия — Дт 51 Кт 50.
Поступление наличности от покупателя в оплату товаров/услуг отражается так: Дт 50 Кт 62. Расчет наличными с поставщиком оформляется проводкой Дт 60 Кт 50. При этом надо соблюдать лимиты при расчетах наличными средствами между юридическими лицами, установленные Банком России в п. 6 указания от 07.10.2013 № 3073-У.
Поступление в кассу кредитных средств — Дт 50 Кт 66 (67), погашение кредита путем внесения наличности из кассы — Дт 66 (67) Кт 50.
Выплата зарплаты сотрудникам из кассы — Дт 70 Кт 50, а расчет наличными с учредителями путем выплаты дивидендов — Дт 75 Кт 50. Выдача наличности в подотчет отражается проводкой Дт 71 Кт 50, а возврат в кассу из подотчета остатка неизрасходованной суммы отражается так: Дт 50 Кт 71.
Продажа основных средств за наличные оформляется проводкой Дт 50 Кт 62, оприходование выручки от розничной продажи в кассу — Дт 50 Кт 90.
Подробности по ведению кассовых операций в компаниях содержатся в указании БР от 11.03.2014 № 3210-У (далее по тексту — Указание).
От Порядка ведения кассовых операций к первичным документам по учету кассовых операций
Обратимся к Порядку ведения кассовых операций в РФ — документу, на который прямо ссылается ст. 346.11 НК РФ, чтобы определить, какие первичные кассовые документы предписывает оформлять данный документ.
|
Положение Порядка ведения кассовых операций в РФ |
Первичный документ |
|
Для осуществления расчетов наличными деньгами каждое |
Кассовая книга |
|
Прием наличных денег кассами предприятий производится |
Приходный кассовый |
|
Выдача наличных денег из касс предприятий производится |
Расходный кассовый |
|
Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие |
Журнал регистрации |
Таким образом, из анализа положений Порядка ведения кассовых операций в РФ становится понятно, что приходные и расходные кассовые ордера — не единственное, что должен иметь «упрощенец».
Кроме того, в п. 12 Порядка ведения кассовых операций в РФ сказано, что кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, которые утверждаются Госкомстатом России по согласованию с Центральным банком Российской Федерации и Министерством финансов Российской Федерации. Данное положение отсылает нас к Постановлениям Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» (далее — Постановление N 88), от 01.08.2001 N 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 «Авансовый отчет».
Порядок планирования операций с наличностью и их ведения
Любая компания должна прозрачно отражать движение средств, чтобы избежать проблем с налоговой и другими инспекциями. Для этого ей достаточно действовать по следующей схеме:
- Назначьте кассира – подчиненного, ответственного за прием и выдачу денег; внимание, это может быть только штатный сотрудник (а не тот, кто устроен по договору), ознакомленный с текущими правилами ведения КО.
- Установите лимит – максимальную сумму, разрешенную для хранения в течение суток, не считая дней выплаты зарплат, премий, пособий; в другое время излишки необходимо направлять на расчетный счет.
- Фиксируйте любую транзакцию – каждое перемещение валюты должно быть подтверждено бумагой и зарегистрировано в журнале.
- Отражайте КО в бухучете – все проводки нужны и важны, выполняйте их в соответствии с БУ-инструкциями.
- Регулярно проверяйте соблюдение нормативов – тотальный контроль будет лучшей профилактикой нарушений и защитой от штрафов.
Порядок организации и ведения кассовых операций
Чтобы учреждению избежать проблем с контролирующими органами, необходимо соблюсти несколько ключевых требований по отражению движения наличных. Рассмотрим ключевые условия, как организовать ведение в 2020 году онлайн-кассы.
Соблюдайте следующий порядок ведения операций с наличными:
- Назначьте кассира. Введите новую штатную единицу «бухгалтер-кассир» либо возложите обязанности по ведению расчетов наличными на другого специалиста. Отметим, что кассиром назначается только штатный работник учреждения. На внештатника или договорника возложить такие обязанности нельзя. Ознакомьте кассира с действующим порядком ведения КО под подпись.
- Утвердите лимит наличных. Лимит остатка кассы — это максимальная сумма наличных денег, которая может храниться в специализированном помещении каждый день, то есть в кассе. Исключением признаются дни выплаты зарплаты, пособий и стипендий. В остальные дни сумму денег, превышающую лимит по кассовым операциям, необходимо сдать на расчетный счет.
- Фиксируйте каждую операцию с наличными. Любое движение денег, поступление или расход в кассе необходимо отразить соответствующим документом. Причем не только первичным, но и зарегистрировать в журнале ведения учета.
- Отражайте операции в бухучете. На каждую операцию с наличными в кассе необходимо составить соответствующую бухгалтерскую проводку. Отражайте движение денег на соответствующих счетах, согласно инструкциям по ведению БУ.
- Обеспечьте тотальный контроль операций. Организуйте систематические проверки. Только профессиональный контроль и проверки того, как соблюдаются правила ведения кассы, позволят избежать штрафов за нарушение ведения кассовой дисциплины.
Использование ККМ в 2020 году
У экономических субъектов внедрение онлайн-касс происходит поэтапно. В соответствии с п. 4 ст. 7 Федерального закона от 03.07.2016 № 290, с 01.02.2017 новую контрольно-кассовую технику допускается использовать только через оператора фискальных данных.
С 01.07.2017 наступила обязанность применять только новую ККМ, то есть с этой даты прекращена регистрация контрольно-кассовой техники в порядке, установленном старой редакцией закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ (в ред. от 08.03.2015). Переход происходил в несколько этапов. И сейчас почти все организации и ИП, работающие с наличностью, должны применять онлайн-ККТ. В соответствии с правилами ведения кассовых операций, в 2020 году ККМ вправе не применять компании, осуществляющие деятельность:
- поименованную в п. 2 ст. 2 54-ФЗ;
- в отдаленных и труднодоступных местах;
- в области религиозных обрядов и церемоний, по продаже предметов религиозного культа;
- аптечные организации в сельской местности;
- по предоставлению парковочных мест на земельных участках, находящихся в государственной собственности;
- платных услуг библиотечного дела;
- прием наличности за коммунальные услуги;
- образовательные услуги населению;
- предоставление услуг в сфере физической культуры и спорта;
- оказание услуг центрами культуры и творчества.
Как оформляется кассовая книга?
Все приходные и расходные ордера, оформленные организацией или индивидуальным предпринимателем, в конце дня заносятся в кассовую книгу (форма КО-4).
Кассовая книга может вестись как в бумажном виде от руки или с применением компьютерной техники, так и в электронном виде. Все страницы бумажной книги прошнуровываются и пронумеровываются.
По окончании рабочего дня сверяются обороты и реальная сумма наличных денег с кассовыми документами и записями в кассовой книге. Правильность записей подтверждается подписью главбуха или директора.
При отсутствии кассовых операций в течение всего дня записи за этот день в книге не делаются.
Обособленные подразделения, которые совершают кассовые операции, ведут отдельную кассовую книгу, копии листов которой передаются в головную организацию.
Кассовые операции распространили на предпринимателей
Положение распространяется на (п. 1.1 документа):
— юридических лиц, ведущих бухгалтерский учет в соответствии с требованиями, установленными органами, которым предоставлено право регулирования бухгалтерского учета (за исключением Центрального банка РФ);
— юридических лиц, перешедших на упрощенную систему налогообложения;
— на физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица (индивидуальных предпринимателей).
Распространение Положения на индивидуальных предпринимателей планировалось давно (письмо Банка России от 17.11.2010 № 02-29-1/5337). Прежний Порядок на них не распространялся, что было подтверждено Постановлением Президиума ВАС РФ от 29.06.2010 № 1411/10, а затем признано Минфином России в письме от 02.03.2011 № 03-01-10/1-15 и ФНС России в письме от 14.06.2011 № АС-4-2/9386. Теперь вопрос окончательно решен не в пользу данных лиц.
Следует отметить, что Положение не делает разграничений для предпринимателей, не имеющих наемных работников, и тех, кто нанимает персонал. В этой связи возникает множество вопросов по выполнению требований Положения теми предпринимателями, которые работают в единственном лице. Скорее всего, Центробанку придется давать разъяснения о том, как именно в этой ситуации выполнить все требования Положения. Пока же предпринимателям, которые работают в одиночку, можно только порекомендовать получать выручку и осуществлять расходы исключительно безналичным путем.
Следует также обратить внимание, что предприниматели могут быть плательщиками ЕНВД и отказаться от применения контрольно-кассовой техники (ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт»). Поскольку согласно пункту 5 статьи 346.26 НК РФ они обязаны соблюдать порядок ведения кассовых операций в наличной и безналичной формах, установленный в соответствии с законодательством РФ, то в этом случае предприниматели будут обязаны выдавать покупателям приходный кассовый ордер, подтверждающий прием денежных средств за соответствующий товар, работу, услугу (п. 2.1 ст. 2 Федерального закона № 54-ФЗ).
Положение определяет особенности оформления кассовых операций банковскими и небанковскими платежными агентами, осуществляющими деятельность по приему платежей физических лиц в соответствии с Федеральными законами от 03.06.2009 № 103-ФЗ «О деятельности по приему платежей физических лиц, осуществляемой платежными агентами» и от 27.06.2011 № 161-ФЗ «О национальной платежной системе».
Также Положением должны руководствоваться получатели бюджетных средств при ведении кассовых операций, если иное не определено нормативным правовым актом, регулирующим порядок ведения кассовых операций получателями бюджетных средств.
На физических лиц Положение не распространяется.
Документом определены правила:
— организации работы по ведению кассовых операций;
— приема и выдачи наличных денег в кассу (из кассы) организации (индивидуального предпринимателя);
— ведения кассовой книги для учета поступающих (выдаваемых) наличных денег;
— расчета лимита остатка наличных денежных средств в кассе;
— обеспечения порядка ведения кассовых операций.
Особенности оформления кассовых операций платежными агентами
Положением установлены особенности расчета лимита банковскими и небанковскими платежными агентами.
При определении величины лимита они не учитывают наличные деньги, принятые ими при осуществлении этой деятельности (п. 1.3 Положения). Ведь собственниками принятых денег агенты не являются, деньги с момента получения в кассу платежного агента принадлежат третьим лицам, и их следует сдавать в банк для зачисления в полном объеме на специальный банковский счет (ст. 3, п. 15 ст. 4 Федерального закона от 03.06.2009 № 103-ФЗ).
Платежные агенты и банковские платежные агенты (субагенты) обязаны вести отдельную кассовую книгу по средствам, полученным в рамках деятельности платежного агента и формировать отдельные ПКО на эти средства (п. 3.3 Положения).
Вторую кассовую книгу они ведут по собственным операциям, как любые юридические лица (п. 5.1 Положения). Приход и расход собственных денег также оформляется отдельно. Чтобы разделить приходные ордера по собственным и несобственным средствам, следует продумать их раздельную нумерацию.
К кассовым операциям по существу следует относить те, которые имеют отношение к обороту наличных денежных средств (либо безналичных, при которых используются различные электронные инструменты — прежде всего, банковские карты).
Прочие первичные документы при проведении кассовых операций
Опять же, в зависимости от применяемой версии Закона № 54-ФЗ, торговое предприятие может быть обязано применять разные документы, дополняющие рассмотренные нами выше (либо заменяющие их в случаях, предусмотренных законодательством).
В случае, если фирма предпочла работать в юрисдикции старой версии Закона № 54-ФЗ, то она сможет использовать его положения, регламентирующие применение документов, которые выдаются покупателям вместо кассовых чеков (то есть, товарные чеки и БСО).
Выдача таких документов покупателям сопровождается ведением книг учета чеков и бланков. Их может запросить ФНС при проверке. Налогоплательщик вправе задействовать собственные формы данных книг учета либо вести учет по унифицированным бланкам. Например, для отражения сведений о выданных БСО может задействоваться унифицированная форма 0504045, которая введена в оборот Приказом Минфина России № 52-н, изданным 30.03.2015 года.
При ведении работы с кассой (причем, как при расчетах в юрисдикции новой редакции Закона № 54-ФЗ, так и при пользовании исключениями, которые установлены данным законом в старой редакции) хозяйствующий субъект обязан применять такие документы как:
- кассовая книга;
- приходные и расходные кассовые ордера.
Их использование, таким образом, прямо не связано с применением (либо неприменением) ККТ либо со способом расчетов (наличными или по карте). Но, безусловно, факт задействования онлайн-кассы может повлиять на то, каким конкретно образом ведутся указанные документы.
Изучим специфику основных кассовых документов — ПКО, РКО и кассовой книги, подробнее.
Аудиторские проверки кассовых операций
Отслеживанием порядка ведения отчетности кассовых операций занимается налоговый инспектор.
В зависимости от количества организаций, находящихся в закреплённом за сотрудником районе, проверки осуществляются 1 — 3 раза в год.
Что проверяет налоговая:
- какими путями контролируется рабочее место;
- качество ведения кассовой книги;
- совпадают ли записи в ордерах с дополнительными документами;
- какой процент использования выделяемых банком средств;
- соответствие показателей по выдаче/расходу между банком и расчетным отделом;
- отчетность по направлениям использования выделяемых ресурсов;
- соблюдается ли лимит кассы.
Чтобы избежать проблем, сотрудники должны внимательно соблюдать порядок ведения кассовой книги, ордеров расхода/прихода и сопутствующих им документов.
Если никаких проблем в ходе проверки обнаружено не будет, организация получит положительную оценку аудиторской проверки.
Вы начинающий бухгалтер, который вникает в правила ведения кассовых операций?
Основные первичные документы по учету кассовых операций на предприятии
Для оформления операций по кассе Госкомстат РФ утвердил форматы первичной учетной документации. Оформление первичных документов по учету кассовых операций обязательно для любых организаций, осуществляющих расчеты наличными средствами.
К основным формам относятся:
| КО-1 | Для приходного ордера (ПКО) |
| КО-2 | Для расходного ордера (РКО) |
| КО-3 | Для журнала регистрации приходных и расходных документов |
| КО-4 | Для кассовой книги |
| КО-5 | Для книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств |
| ИНВ-15 | Для акта инвентаризации наличных денежных средств |
| ИНВ-16 | Для инвентаризационной описи ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности |
В кассу предприятия денежная наличность зачисляется с банковского расчетного счета в итоге оплаты товарно-материальных ценностей и услуг, при возвращении отпущенных ранее денежных сумм и т.д.
Для получения денег с расчетного счета организация располагает специально выданной чековой книжкой. Для снятия денег со счета бухгалтером оформляется денежный чек, далее таковой подписывается и передается кассиру.
Чековый бланк содержит значение принимаемой суммы. Банковское учреждение оставляет себе отрывную часть чекового документа.
В соответствии с 3положения «О порядке кассовых операций территории Российской » руководители предприятий оборудовать кассу ( помещение, предназначенное приема, выдачи и хранения наличных ) и обеспечить сохранность в помещении кассы, а при доставке из учреждения и сдаче в банк. В случаях, когда вине руководителей не были необходимые условия, сохранность денежных при их и транспортировке, они в установленном законодательством ответственность.[8]
Помещение должно быть , а двери в кассу время совершения — заперты с внутренней . Доступ в помещение лицам, не отношения к ее , воспрещается.
Кассы могут быть в соответствии с действующим .
Все наличные и ценные бумаги предприятиях хранятся, правило, в несгораемых шкафах, а в отдельных — в комбинированных и обычных шкафах, которые окончании рабочего закрываются ключом и печатью кассира. от металлических и печати хранятся у , которым запрещается их в условленных , передавать посторонним либо изготавливать дубликаты. Учтенные ключей в опечатанных пакетах, шкатулках и хранятся у руководителей . Не реже раза в квартал их проверка , назначаемой руководителем , результаты ее в акте. При утраты ключа предприятия сообщает о в органы внутренних и принимает меры к замене замка шкафа.
Хранение в наличных денег и ценностей, не данному предприятию, .
Перед открытием кассы и металлических кассир обязан сохранность замков, , оконных решеток и , убедиться в исправности сигнализации. В случае или снятия , поломки замков, или решеток обязан немедленно об этом предприятия, который о происшествии в органы дел и принимает к охране кассы прибытия их . В этом случае , главный бухгалтер лица, их , а также кассир после получения органов внутренних производят проверку денежных средств и ценностей, хранящихся в . Эта проверка быть произведена начала кассовых . О результатах проверки акт в 4-х экземплярах, подписывается всеми в проверке лицами. экземпляр акта в органы внутренних , второй — отсылается в компанию, третий — в вышестоящую организацию (в ее наличия), а — остается у предприятия.
издания приказа (, постановления) о назначении на работу предприятия обязан расписку ознакомить с Порядком ведения операций в Российской , после чего с заключается договор о материальной ответственности». в соответствии с действующим о материальной ответственности и служащих несет материальную ответственность сохранность всех им ценностей и ущерб, причиненный как в результате действий, так и в небрежного или отношения к своим . Кассиру запрещается выполнение порученной работы другим .
На предприятиях, одного кассира, в необходимости временной замены, исполнение кассира возлагается другого работника письменному приказу предприятия (решению, ). С этим работником договор, о полной ответственности.
В случае оставления кассиром (болезнь и другое) у него под ценности немедленно другим кассиром, они передаются, в руководителя и главного предприятия или в комиссии из , назначенных руководителем . О результатах пересчета и ценностей составляется за подписями лиц.
На предприятиях, не в штате кассира, последнего могут главным бухгалтером другим работником письменному распоряжению предприятия при заключения с ним о полной материальной .
Кроме наличных средств, в кассе могут храниться документы.